Administratör till KI SÖS (vikariat)

Vill du bidra till att förbättra människors hälsa?

Institutionen för klinisk forskning och utbildning, Södersjukhuset (KI SÖS) bedriver grundutbildning och forskarutbildning samt internationellt erkänd forskning med fokus på vanligt förekommande sjukdomar och skador. Vi gör detta i ett nära samarbete med Södersjukhuset och den kliniska verksamheten. Målsättningen med all verksamhet är att förbättra människors hälsa.

Vi söker en administratör till institutionens administrativa enhet för ett vikariat på 6 månader, med eventuell möjlighet till förlängning. Den administrativa enheten består av 10 personer som ger stöd åt studenter, doktorander, anställda och anknutna vid institutionen. Förutom grund- och forskarutbildningsadministration ansvarar enheten även för personal-, ekonomi- och institutionsövergripande frågor.

Din roll

I din roll som administratör kommer du dels ge administrativt stöd vid planering och genomförande av institutionens utbildningsuppdrag, dels bidra med annat administrativt stöd till forskare, doktorander och studenter. Rollen innebär även andra administrativa uppgifter såsom fakturahantering, inköp och beställningar, hantering och uppföljning av avtal samt diarieföring och arkivering.

Arbetet är varierande och innefattar såväl forsknings- och utbildningsadministration som rutinmässiga administrativa uppgifter och du blir en viktig länk mellan olika delar av verksamheten. 

De huvudsakliga arbetsuppgifterna består av:

• Daglig kontakt med studenter, lärare och andra samarbetsaktörer
• Aktivt deltagande vid planering och genomförande av kurser samt examinationer
• Hantera hela processen kring forskarutbildning, från antagning till examen och disputation
• Vägleda och administrativt stödja doktorander och handledare
• Ge stöd och support i digitala verktyg såsom Canvas, Inspera och Zoom
• Hantera kursutvärderingar i KI-survey
• Svara för lokalbokning
• Publicera och uppdatera information på kurswebb
• Rapportera resultat i LADOK3
• Administrera kliniska placeringar i KliPP
• Fakturahantering
• Inköp och beställningar
• Hantering och uppföljning av avtal samt diarieföring och arkivering

Vem är du?

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av liknande arbete inom utbildning och administration
• Mycket goda kunskaper i svenska, i såväl tal som skrift
• Goda kunskaper i engelska, i såväl tal som skrift
• Goda kunskaper i Microsoft Office
• God administrativ förmåga

Vidare meriterande är:

• Tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom universitet/ högskola
• Tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom forskarskola och forskarutbildning
• Digital kompetens och god systemvana samt erfarenhet av LADOK3, Drupal, Canvas, TimeEdit och KliPP

Som person gör du korrekta avvägningar och prioriteringar. Du väger samman komplex information och olika typer av hänsynstaganden och visar omdöme vid uttalanden, agerande och beslut. Du fattar snabba beslut och agerar utifrån dessa, samt kan arbeta under tidspress. Du förstår din roll, men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.  Du tar ansvar för din uppgift och själv strukturerar ditt angreppssätt samt driver processer vidare. Arbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Lyssnar, kommunicerar och arbetar lösningsorienterat på ett konstruktivt sätt. Du är van att arbeta självständigt och att ta ansvar för att ditt arbete håller hög kvalitet. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: SÖS

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 16 februari 2026.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss