Handläggare till enheten för antagning, examen och disputation, vikariat

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Är du en flexibel handläggare som trivs med att samarbeta och har förmåga att se detaljer?

Enheten för antagning, examen och disputation ansvarar för all antagning av studenter till KI:s utbildningsprogram och kurser på grundnivå och avancerad nivå. Vi utför bedömning av behörighet för samtliga sökande till KI:s doktorandplatser och ansvarar för handläggarstödet till KI:s Disputationskommitté. Vi handlägger och beslutar även alla examensbevis på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå vid KI. Totalt arbetar 15 medarbetare på enheten som tillhör Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd, och är en del av Universitetsförvaltningen. Tillsammans med andra på Universitetsförvaltningen stödjer vi Karolinska Institutets institutioner och ledning. Vårt mål är att ge god service och bidra med professionell och effektiv administration till KI:s utbildning och forskning.

Nu söker vi en vikarie för en av våra handläggare som under ca 1 år kommer att vara föräldraledig.

Din roll

Som handläggare hos oss kommer din främsta uppgift vara handläggning av ärenden för disputationskommittén och examensbeslut. Du kommer att arbeta i par tillsammans med en kollega men också vara del av en grupp och förväntas delta och bidra i avdelningens gemensamma arbete.

I arbetsuppgifterna ingår:

Granskning, beredning och handläggning av ärenden för disputationskommittén.
Spindeln i nätet gentemot doktorander, handledare, betygsnämnd m.fl.
Kontakt med doktorander via telefon och epost vilket kräver en förmåga att på ett enkelt sätt förklara och motivera regler och beslut, både muntligt och skriftligt.
Examenshandläggning. Beslut om examensbevis.

Vem är du?

Vi söker dig som:

akademisk utbildning eller annan utbildning, som vi bedömer som relevant för uppdraget.
erfarenhet från arbete med handläggning och myndighetsutövning inom offentlig förvaltning.
har mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Dessutom meriterande för tjänsten om du har:

har erfarenhet från arbete som handläggare av studieadministrativa- och forskarutbildningsfrågor vid högskola eller universitet.
erfarenhet av att i arbetet ha arbetat i Ladok.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för tjänsten och vi söker dig som:

är serviceinriktad och har lätt för att samarbeta. Du ska trivas i en roll där du ger stöd och service eftersom vårt uppdrag till stor del innebär att stödja doktorander, handledare och övriga verksamheter inom KI.
är självständig och noggrann med en analytisk ådra, och förmåga att se detaljer.
har förmåga att prioritera och är trygg i att fatta beslut och ansvara för slutförande.
är tydlig och pedagogisk i din kommunikation, eftersom du förväntas att på ett enkelt sätt förklara och motivera regler och beslut, både muntligt och skriftligt.
är bra på att prioritera, trivs med att arbeta mot deadlines och klarar av en hög arbetsbelastning, då arbetet kan vara intensivt.

Vad erbjuder vi?

En kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet även en statlig myndighet. Det innebär att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, generös semester och en bra tjänstepension. Du får träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar och får ersättning för läkarvård.

Placering: Solna

Din karriär fortsätter här

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker med du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss