Utbildning- och enhetsadministratör till enheten för obstetrik och gynekologi (vikariat)

Vill du bidra till att förbättra människors hälsa?

Trivs du i miljöer där du har många kontaktytor och du kan bidra med administration och service? Vi söker nu en administratör till ett föräldravikariat på cirka 12 månader, på enheten för obstetrik och gynekologi som gillar att ta initiativ och att ge administrativ support till våra forskare, lärare och doktorander i olika och varierande uppgifter.

Din roll

Inom vår enhet ryms forskarutbildning, forskning och utbildning inom ämnesområdet obstetrik och gynekologi.  Du kommer arbeta mycket självständigt, i nära samarbete med enhetschefen. Dina arbetsuppgifter syftar till att stötta och samordna arbetet inom enheten och du kommer dagligen ha kontakt med forskargruppsledare, doktorander, kursansvariga och administrativa stödfunktioner inom vår institution CLINTEC.

I din roll ingår bland annat:

• Ansvara för fakturahantering, forskningsadministration samt samordna inköp och beställningar
• Hantera och följa upp avtal, diarieföring och arkivering
• Hantera viss personal- och ekonomirelaterad administration
• Att bistå vid planering och genomförande av kurser, examinationer och kursutvärderingar
• Delta vid introduktion av studenter samt sköta administration runt lärandetillfällen och examinationer
• Att publicera och uppdatera information på lärplattformen Canvas
• Ansvar för lokalbokning, schemaplanering och registrering av studieresultat

Flertalet övriga och varierande administrativa arbetsuppgifter förekommer.

Under perioden för vikariatet kommer enhetens deltagande inom utbildning på Läkarprogrammet genomgå en större förändring i och med övergången till nya, 6-åriga läkarprogrammet. Som administratör kommer du spela en viktig roll i övergången. I nära samarbete med kursansvarig och övriga utbildningsadministratörer kommer du stötta implementeringen av de nya kurserna och etablera nya administrativa arbetssätt och rutiner.

Vem är du?

För att lyckas i rollen behöver du ha:

• Erfarenhet av liknande administrativt arbete
• En lämplig eftergymnasial utbildning, gärna med ekonomisk och/eller vårdadministrativ bakgrund alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet inom relevant område
• Goda IT-kunskaper i Officepaketet 
• Lätt att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska

Det är meriterande om du har:

• Tidigare erfarenhet av liknande arbete vid en statlig myndighet, gärna från universitet/högskola/vårdsektor
• Erfarenhet av system som t.ex. UBW, Primula, Canvas och LADOK 
• Tidigare erfarenhet av statligt arbete

Som person gör du korrekta avvägningar och prioriteringar. Du väger samman komplex information och olika typer av hänsynstaganden och visar omdöme vid uttalanden, agerande och beslut, samt kan arbeta under tidspress. Du förstår din roll, men ser till hela verksamhetens bästa och har en mycket god organisatorisk förmåga. Du tar ansvar för din uppgift och strukturerar själv ditt angreppssätt samt driver processer vidare. Du är lösningsorienterad och konstruktiv samt arbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du är van vid att arbeta självständigt och att ta ansvar för att ditt arbete håller hög kvalitet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Flemingsberg

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 8 april 2025.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss