Administratör till forskarutbildning på CLINTEC

Vill du bidra till att förbättra människors hälsa?

Vi söker nu en administratör som gillar att ta initiativ och att ge administrativ support till våra enhetschefer, administratörer och vårt prefektkansli i olika arbetsuppgifter.

Hos oss bedrivs världsledande utbildning och forskning för att alla ska få en bättre hälsa. CLINTEC är en kliniskt orienterad institution som bedriver patientnära utbildning, forskning och forskarutbildning. Genom ständigt förbättringsarbete, samverkan och utbildning och med patienten i fokus skall forskningsresultat omsättas i sjukvård för att förbättra människors hälsa. 

Din roll

Som administratör inriktad mot forskarutbildning ingår du i prefektkansliet, ett team på 12 personer som består av ett HR-team, prefekt, administrativ chef, ekonomiteam samt kommunikatör och administration. Tillsammans säkerställer vi att institutionen arbetar på ett säkert och hållbart sätt som är förenligt med gällande lagar, regler och riktlinjer samt verkar för en god arbetsmiljö för alla.

Arbetet som administratör innehåller både uppgifter att lösa för dagen och mer framåtsyftande strategisk planering. Du kommer att arbeta relativt självständigt men i nära samarbete med våra studierektorer, administrativ chef, enhetschefer och resterande prefektkansli. I din roll som administratör kommer du att arbeta med forskarutbildning på 50% omfattning samt resterande 50% stötta CLINTECs enheter med administration. 

I din roll ingår bland annat:

• Hantera hela processen kring forskarutbildning, från antagning till examen
• Vägleda och administrativt stödja doktorander och handledare, inklusive hantera registrering, ansökningar och forskningsstöd
• Ge administrativt stöd till professor/enhetschef, forskare, doktorander, gästforskare och postdoktorer
• Samordna inköp, beställningar, fakturahantering samt boka resor och lokaler
• Hantera viss personal- och ekonomirelaterad administration
• Hantera och följa upp avtal, diarieföring och arkivering

Övriga administrativa arbetsuppgifter förekommer. 

Vem är du?

För denna tjänst söker vi dig som har:

• Erfarenhet av forskarutbildning eller forskningsadministration inom universitet eller högskola
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska
• Goda kunskaper i Microsoft Office

Det är även meriterande om du har:

• Erfarenhet av utbildnings- och administrativa system som används inom universitet och högskolesektorn 
• Högskolepoäng inom relevant område för arbetsgivaren
• Erfarenhet av ekonomiadministration 

Som person gör du korrekta avvägningar och prioriteringar. Du väger samman komplex information och olika typer av hänsynstaganden och visar omdöme vid uttalanden, agerande och beslut, samt kan arbeta under tidspress. Du förstår din roll, men ser till hela verksamhetens bästa och har en mycket god organisatorisk förmåga. Du tar ansvar för din uppgift och själv strukturerar ditt angreppssätt samt driver processer vidare. Du är lösningsorienterad och konstruktiv samt arbetar bra med andra människor och relaterar till dem på ett lyhört och smidigt sätt. Du är van att arbeta självständigt och att ta ansvar för att ditt arbete håller hög kvalitet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Flemingsberg 

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 4 mars 2025.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss