Executive Personal Coordinator to the SciLifeLab Director

Vill du bidra till att förbättra människors hälsa?

Som ett av världens främsta medicinska universitet står KI för den enskilt största andelen av all akademisk medicinsk forskning som bedrivs i Sverige. KI erbjuder också landets bredaste utbud av utbildningar inom medicin och hälsovetenskap. Tillsammans med SciLifeLab, en institution som finansieras som en nationell forskningsinfrastruktur av den svenska regeringen, söker vi nu en personlig koordinator till vår SciLifeLab-direktör, professor Jan Ellenberg.

Som nyanställd kommer du att tillhöra institutionen för medicinsk biokemi och biofysik (MBB), och professor Jan Ellenbergs forskargrupp. MBB är en av de största institutionerna vid Karolinska Institutet, med fokus på grundforskning inom biomedicinska vetenskaper. Vi har en lång och stolt historia av banbrytande vetenskap, i synnerhet genom att utveckla innovativa metoder och tillämpa dem för att förstå grundläggande mänsklig biologi och de mekanismer som orsakar sjukdom. I din roll som personlig koordinator till SciLifeLab-direktören kommer du också att vara nära associerad med SciLifeLab Operations Office Team.

Din roll

Hantera direktörens dagbok och samordna hans/hennes schema, se till att all nödvändig information/dokumentation sammanställs, sorteras och tillhandahålls i god tid före möten; boka resor och tillhandahålla detaljerade resplaner; hantera all relevant reseadministration i tid, hantera utgifter och vara kontaktperson när direktören är frånvarande.

Övervaka och prioritera förfrågningar till direktören, se till att tidsfrister hålls, att korrespondens hanteras i tid och samordna uppföljningsåtgärder vid behov.

Övervaka och organisera direktörens kommunikation, delegera uppgifter till kollegor efter behov och diskussion med direktören, fastställa prioriteringar och informera direktören om viktig, känslig och tidsbunden information, förbereda korrespondens på direktörens vägnar, föra protokoll och sammanfattningar av kommittémöten som leds av direktören och se till att åtgärdspunkter kommuniceras i tid och följs upp.

Delta i anordnandet och förberedelserna av personalmöten, schemalägga och boka gruppevenemang, hjälpa till med utformningen och innehållet i dagordningar för evenemang, kontrollera och klargöra riktigheten i presentationer och utgående korrespondens som lämnas in för direktörens underskrift.

Vem är du?

För tjänsten som personlig samordnare krävs omfattande erfarenhet av arbete som chefsassistent, utmärkt administrativ och organisatorisk förmåga, mycket hög grad av integritet, konfidentialitet och tillförlitlighet, förmåga att uppmärksamma detaljer och att hantera människor på ett vänligt och professionellt sätt, enastående förmåga att arbeta i ett tvärvetenskapligt team, flexibilitet, proaktivitet och anpassningsförmåga, utmärkt förmåga att kommunicera och presentera muntligt och skriftligt; Förmåga att upprätta effektiva kommunikationskanaler och förbindelser med kolleger, externa delegationer och intressenter på hög nivå från den akademiska världen och näringslivet, förutse händelser och se till att frågor hanteras på ett effektivt sätt och i rätt tid, uthållighet inför utmaningar, förmåga att hantera motstridiga önskemål och arbeta med krävande tidsfrister under press med gott humör och diplomati.

Den utvalda personen ska kunna behärska och utnyttja nya digitala verktyg för att förbättra effektiviteten och ha mycket goda kunskaper i Microsoft Office, inklusive Excel och ERP-applikationer. Hon/han måste ha utmärkta kunskaper i engelska och intresse för att lära sig svenska är önskvärt. Kandidaten måste vara serviceinriktad och taktfull, ha gott omdöme och förmåga att upprätthålla effektiva arbetsrelationer i en mångkulturell miljö.

Han/hon ska ha erfarenhet av administration och ledning på hög nivå på europeisk eller internationell nivå, företrädesvis inom en forskningsorganisation och/eller forskningsinfrastrukturmiljö.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Stockholm Solna

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 2024-12-01. Förlängd ansökningstid till och med 2025-01-06.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss