Arkivarie till Laboratoriemedicin och Medicin - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för Medicin består av sju enheter med totalt närmare 70 forskargrupper, samt tre centrumbildningar. Vi ger också ett flertal kurser inom läkarprogrammet och bedriver omfattande forskning och utveckling kring medicinskt lärande. Vår vision är att vara ledande inom medicinsk forskning och undervisning.

Karolinska Institutet söker nu en arkivarie som kan ordna och förteckna gemensamma handlingar för institutionerna Laboratoriemedicin och Medicin.

Karolinska Institutet erbjuder goda utvecklingsmöjligheter, stort internationellt utbyte, bra förmåner och trevliga kollegor. Att arbeta hos oss innebär att du är med och medverkar till Karolinska Institutets vision - att på ett avgörande sätt bidra till att förbättra människors hälsa. Som anställd har du en rad förmåner, bland annat subventionerad motion och massage, träning på betald arbetstid, flexibel arbetstid, generösa semestervillkor (upp till 35 dagars semester), företagshälsovård och föräldralön. Läs mer här: https://ki.se/om-ki/varfor-arbeta-hos-oss

Arbetsuppgifter
Universitetsförvaltningen har det övergripande ansvaret för regler och riktlinjer inom områdena arkiv och diarieföring. Dessa är universitetsgemensamma och gäller för hela KI. Varje institution har enligt besluts- och delegationsordning eget ansvar för arkivvård och arkivering av de allmänna handlingar som inkommer till, upprättas eller förvaras vid respektive institution. Varje institution är därför egna arkivbildare och tillsammans med UF:s arkiv utgör samtliga KI:s arkiv KI:s fullständiga arkivbildning.

Arbetsuppgifterna består i att:

• Vara rådgivande i arkiv- och diarieföringsfrågor internt och externt
• Ordna, förteckna, gallra och tillgängliggöra arkivmaterial,
• Ansvara för att KI:s centralt framtagna gallrings- och bevaranderegler efterlevs
• Skapa rutiner för dokument- och arkivhantering på institutionen
• Utbilda och informera både på svenska och engelska.

I arbetet ingår även att diarieföra in- och utgående handlingar samt utföra viss kvalitetsgranskning av hur registreringen fungerar. KI använder W3D3 som ärendehanteringssystem och Elektronik Lab Notebook (ELN) inom forskningen.

Rollen innebär daglig kommunikation och uppsökande kontakt med institutionernas medarbetare i syfte att stötta, styra och informera dem om dokument- och arkivhantering

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

• Minst 60 högskolepoäng arkivvetenskap eller motsvarande
• God kunskap om offentlighets- och arkivlagstiftning samt ärendehanteringsfrågor vilket innefattar såväl diarieföringsrutiner som kunskap om utlämning av allmänna handlingar. Erfarenhet av att samla in forskningsmaterial och hålla utbildning inom arkivfrågor är meriterande.

Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper i denna rekrytering. Du ska vara engagerad och noggrann i ditt arbete, ha ett metodiskt tillvägagångssätt samt kunna analysera och prioritera information. Arbetet är självständigt, därför är det viktigt att du har en helhetssyn på ärendeflödet, besitter en god initiativförmåga och kan driva arbetet framåt. God kommunikations- och samarbetsförmåga är ett måste då tjänsten innebär ett nära samarbete med forskargrupperna. Du är utåtriktad, kommunikativ och har hög servicekänsla.

KI:s organisationsspråk är engelska och arbetet ställer krav på mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska och engelska.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.