Institutionssamordnare till Karolinska Institutet

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Vill du jobba brett med verksamhetsstöd i en internationell och mångkulturell miljö, där du som institutionssamordnare är en viktig del av den dagliga kontakten med institutionens medarbetare och chefer?

Institutionen för global folkhälsa är en tvärvetenskaplig institution med syfte att fördjupa kunskapen om hur befolkningens hälsa kan förbättras på lokal, nationell och global nivå. Många av institutionens forskare är vetenskapliga rådgivare till myndigheter och andra beslutsfattare på regional, nationell och internationell nivå.

Denna tjänst är placerad på institutionens administration. Du kommer att arbeta nära ledningen, men även ha nära kontakt med alla forskare på institutionen. Vi är ett socialt och positivt gäng om ca 15 personer med moderna lokaler på Campus Solna, nära St. Eriksplan/Torsplan. Tjänsten är ett vikariat på ca ett år med möjlighet till förlängning.

Din roll

Som institutionssamordnare utgör du ett nära stöd till prefektens och administrativa chefens arbete och är en viktig kontakt för institutionens medarbetare.

Arbetet innefattar bland annat möteskoordination, att skriva protokoll och bistå med hjälp i avtals- och ansökningsprocesser. Du har överblick över institutionens kalender och arbetar med planering av institutionens aktiviteter och seminarier. Tillsammans med institutionens kommunikatör arbetar du även med institutionens internkommunikation, som huvudsakligen är på engelska.

Du kommer att driva administrativa projekt av både större och mindre karaktär, ta fram presentationsmaterial, ordna diverse arrangemang i samband med möten/konferenser samt övrig förekommande administration och support. Vidare innefattar arbetet uppdrag som tekniskt stöd med Zoom vid större distans- och hybridseminarium.

Vem är du?

Vi söker dig med högskoleutbildning och som har erfarenhet av liknande arbetsuppgifter av brett verksamhetsstöd, gärna från universitetsvärlden. Du behöver ha mycket god kommunikationsförmåga både på svenska och engelska i tal och skrift, samt goda kunskaper i Officepaketet och Zoom.

Arbetet som institutionssamordnare ställer stora krav på integritet, självständighet, noggrannhet och flexibilitet. Det är därför meriterande om du har erfarenhet av att leda och driva projekt, samt erfarenhet av kommunikation och webbarbete. Då kontaktytorna inom och utom organisationen är många behöver du ha en god känsla för service, god samarbetsförmåga och social kompetens. Du bör vara prestigelös och problemlösningsorienterad och tycka om att arbeta med varierande arbetsuppgifter, inte sällan under tidspress. Vidare kräver arbetet eget initiativtagande och god framförhållning.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering: Solna

Läs mer om Institutionen för global folkhälsa

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 25 juni 2023. Intervjuer kan komma att ske löpande, skicka in din ansökan redan idag!

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss