Chefsadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för mikrobiologi, tumör-och cellbiologi (MTC) vid Karolinska Institutet i Solna bedriver forskning och undervisning inom immunologi, infektionsbiologi, cellbiologi och cancer. MTC har drygt 470 verksamma medarbetare, varav 120 doktorander, 50 postdoktorer och 26 professorer. Våra nyckelord är tvärvetenskaplighet, kliniskt förankrad grundforskning samt nationellt och internationellt samarbete.

Nu söker MTC ett administrativt stöd till institutionens prefekt/högsta chef på ett 6 månaders vikariat med möjlighet till förlängning.

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta som administrativt stöd till institutionens prefekt/högsta chef inom allehanda förekommande ärenden, såsom att:
- Ansvara för kalender och planering av möten/sammankomster
- Ansvara för post, dokument och hantering av fakturor och reseräkningar
- Ansvara för beställningar och inköp
- Diarieföra och arkivera
- Föra protokoll
- Koordinera och ansvara för konferenser och andra evenemang
- Ansvara för framtagande av presentationsmaterial i powerpoint
- Ingå i projekt inom ramen för institutionens administration, ex vis process runt arkivering och hantering av dokument och material
- Vara kontaktperson för forskargruppsledare, övriga medarbetare inom institutionen samt KI och externa besökare
- Ansvara för övriga administrativa och serviceinriktade tjänster såsom ansvara för intern rapportering av bisysslor

Vem är du?

Att arbeta på Karolinska Institutet och MTC ställer stora krav på medarbetarna. För att självständigt kunna utföra arbetet förutsätts egenskaper som noggrannhet, servicevilja, god kommunikationsförmåga på både svenska och engelska och ett lösningsorienterat fokus.

För att lyckas i rollen är du en prestigelös och erfaren administratör med sinne för struktur, ordning och reda. Du kommer att ha ett flertal olika datasystem som verktyg i ditt arbete, så vi ser gärna att du har bred systemvana samt mycket goda kunskaper inom Office-paketet. Du gillar att ge service och ha mycket kontakt med människor. Då du dagligen kommer att ställas inför frågor av skiftande karaktär krävs det att du är snabb, flexibel och har lätt att ställa om. Att se samband och ha helhetsperspektiv är också viktiga kompetenser. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Grundläggande för tjänsten är relevant utbildning och dokumenterad erfarenhet från administrativt arbete minst fyra år. Det är viktigt att du har erfarenhet av att ha arbetat fysiskt nära någon som administrativt stöd. Det är även en merit om du har högskoleutbildning och erfarenhet av arbete vid universitet/högskola.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet NetRecruiter.