Administrativ koordinator

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Centrum för hälsokriser initierades som en följd av Karolinska Institutets (KI) arbete under covid-19 pandemin, för att ta ett nytt grepp på hur universiteten kan bidra till att öka beredskapen för framtida hälsokriser samt stärka responsen när krisen är ett faktum. Detta gör vi genom att katalysera forskningssamarbeten, delta i framtagandet av nya utbildningar, samla befintlig och bygga ny expertis inom hälsokrisområdet samt bedriva policyarbete. Genom vårt arbete vill vi bygga nästa generations hälsokrisexperter.

Centrum för hälsokriser arbetar brett över hela KI och i samverkan med andra universitet, myndigheter och andra organisationer, nationellt och internationellt. Centrumet leds av föreståndare Johan von Schreeb som är baserad på institutionen för Global hälsa (GPH), där centrumet har sin administrativa hemvist. Till centrumet finns också expertkoordinatorer med olika kompetens, samt stödfunktioner knutna. Centrumet koordinerar ett Hälsokrisnätverk på svenska lärosäten.

Institutionen för global folkhälsa är en tvärvetenskaplig institution med målet att fördjupa kunskapen om hur befolkningens hälsa kan förbättras på lokal, nationell och global nivå. Forskningen vid institutionen syftar till att kartlägga hälsans bestämningsfaktorer, samt till att utveckla och utvärdera individinriktade och strukturella åtgärder för att förbättra hälsan. Många av institutionens forskare är vetenskapliga rådgivare till myndigheter och andra beslutsfattare på regional, nationell och internationell nivå. Vid institutionen finns 12 forskargrupper, omkring 110 forskarstuderande och cirka 140 anställda.

Din roll

I din roll som administrativ koordinator håller du samman det administrativa arbetet på Centrum för hälsokriser. Här ingår förberedelser för ansökningar till bidragsfinansiärer, koordinering av olika event, ekonomiadministration, omvärldsbevakning samt övriga administrativa uppgifter. En central funktion kommer vara att avlasta föreståndaren med administrativa uppgifter. Du kommer också att arbeta med löpande studieadministration kopplat till centrumets utbildningar och kurser som till exempel ha kontakt med föreläsare och studenter, boka undervisningslokaler, och informationsutskick. Andra arbetsuppgifter kan förekomma då Centrumet verkar i en föränderlig kontext.

Tjänsten innefattar bland annat följande arbetsuppgifter:

• Koordinera logistik för event, seminarier och workshops, skriva minnesanteckningar
• Sammanställa och organisera dokument, bevaka och hantera centrumets funktionsbrevlåda för e-post
• Administrativt stödja föreståndaren
• Stötta och sammanställa information inför ansökningar till bidragsfinansiärer
• Studieadministration: kontakt med föreläsare, boka undervisningslokaler, informationsutskick m.m.
• Omvärldsbevakning och förberedande arbete för kommande ansökningar
• Granska och kontera fakturor i KI:s ekonomisystem UBW
• Ansvara för bokning av resor, hantera beställningar av material och IT-utrustning
• Administrativt bistå centrumets expertkoordinatorer i projekt
• Hantering av andra administrativa uppgifter

Tjänsten löper på 1 år, med start snarast möjligt.

Vem är du?

Kvalifikationskrav:

• Erfarenhet av administrativt arbete och servicearbete
• Goda kunskaper i Office 365, särskilt Word och Excel
• Mycket god kommunikativ förmåga i tal och skrift i såväl svenska som engelska
• Förmåga att arbeta självständigt och i team, samt att hantera flera arbetsuppgifter samtidigt
• Intresse för området hälsokriser

För denna roll är det meriterande om du har:

• Arbetserfarenhet från en statlig myndighet, speciellt från ett lärosäte
• Kandidatexamen inom relevant område

Vi söker en lösningsorienterad person som kan arbeta strukturerat och självständigt. Arbetet ställer stora krav på noggrannhet, flexibilitet samt god samarbets- och initiativförmåga. Arbetet kräver även möjlighet att kunna växla mellan högt och lågt, framförhållning samt ett stort intresse för hälsokriser på en lokal, nationell och global nivå. Vi befinner oss i en händelserik miljö där arbetsinnehåll kan förändras över tid, något vi gärna ser att du finner positivt och stimulerande. Stor vikt kommer läggas vid personlig lämplighet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

En spännande och meningsfull arbetsmiljö med möjlighet att påverka och förbättra arbetet kring hälsokriser. Medarbetare på Centrum på hälsokriser erbjuds en dynamisk arbetsplats där du kommer att samarbeta med flera experter inom hälsokrisområdet. Det finns möjligheter att utvecklas och växa i din karriär. Om du är har ett intresse för att förändra och förbättra hanteringen av hälsokriser och har de nödvändiga kvalifikationerna och erfarenheterna, välkomnar vi din ansökan.

Placering: Solna 

Läs mer om Centrum för hälsokriser
Läs mer om Institutionen för Global folkhälsa

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 7 januari 2025. 

Urval och intervjuer kan komma att ske löpande under ansökningstiden.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss