Serviceinriktad administratör

Vill du bidra till att förbättra människors hälsa?

Vid institutionen för odontologi skapar vi framtidens tandvård. Här utbildar vi tandläkare,
tandhygienister, specialisttandläkare och forskare. Enligt den senaste QS-rankningen så rankas vårt tandläkarprogam som nummer ett i världen! Vi söker nu en serviceinriktad administratör som vill vara en del av och bidra till vår verksamhet på avdelningen för oral diagnostik och rehabilitering. Här hos oss arbetar du som administratör in en engagerande och mångfacetterad roll i en spännande internationell miljö. Som en av våra duktiga administratörer uttrycker det:

”Vi arbetar på en mycket trevlig, stor och omväxlande arbetsplats där vi aldrig glömmer bort individen och dennes välmående."

Avdelningen för oral diagnostik och rehabilitering består av två enheter. Vid enheten för oral diagnostik och kirurgi bedrivs utbildning och forskning inom käkkirurgi, oral immunologi och cancer, orofacial biomedicin, orofacial medicin inklusive äldretandvård, oral radiologi (röntgen). Vid enheten för oral rehabilitering bedrivs undervisning och forskning inom orofacial smärta och käkfunktion (bettfysiologi) samt protetik. Därutöver har Kunskapsprovet sin hemvist på avdelningen.

Din roll

Inom tjänsten har du två arbetsområden som vardera omfattar cirka 50% tiden.

Avdelningsadministratör: Arbetsuppgifterna består av att ge administrativt stöd till avdelnings- och enhetscheferna och vår övriga personal. Här ansvarar du bland annat för fakturahantering och interndebiteringar, diarieföring/arkivering, viss personaladministration, lokalbokning, beställning av resor, inköp av kontorsmaterial, inventarieregistret, administration kring disputationer och att skriva minnesanteckningar vid möten. Du är även delaktig i studentadministrativa frågor och hjälper till med forskningsrelaterade uppgifter. I tjänsten ingår många kontaktytor, såväl interna som externa.

Administration av Kunskapsprovet för tandläkare utbildade utanför EU/ESS: Du arbetar tillsammans med en grupp om 5–6 personer som har mycket nära samverkan och kontinuerlig dialog. Arbetsuppgifterna utförs till stor del under eget ansvar och innehåller bl.a. förstahandsansvar i kommunikation med provdeltagare, administration kring teoretiska och kliniska examinationer så som hantering av antagning, kallelser, externt och internt informationsmaterial, medverkan vid genomförande av provtillfällen och sammanställning och rapportering av resultat.

Vem är du?

Vi söker dig som har gymnasieutbildning, tidigare erfarenhet av administrativt arbete och goda kunskaper i svenska och engelska, såväl muntligt som skriftligt. Du har mycket god datorvana och har erfarenhet av Officepaketet. Du känner dig bekväm med webbaserat arbete och att använda IT baserade stödsystem.

Meriterande är erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, viss tandvårdskunskap och erfarenhet från offentlig sektor. I tjänsten ingår att hjälpa till vid utveckling av utbildningsmaterial. Det är positivt om du har känsla för kommunikation, text och layout samt gärna tänker kreativt kring användandet av digitala verktyg.

Vi tror att du har en hög grad av servicekänsla och stimuleras av att ha god överblick över verksamheten. Vidare har du god förmåga att planera, organisera, strukturera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du samarbetar väl med andra samtidigt som du driver dina frågor på ett självständigt sätt. Du trivs även i rollen som samordnare och att representera arbetsgivaren i möten med besökare till institutionen.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering: Flemingsberg

Att jobba på Institutionen för odontologi

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan snarast. Vi kan komma att kalla till intervju innan ansökningstiden går ut så vänta inte med din ansökan!

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss