Administrativ samordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du bidra till medicinsk forskning av toppkvalitet?

På institutionen NVS finns Programmet för utbildning på forskarnivå i vårdvetenskap (PUF-V), Forskarskolan i hälsovetenskap (FiH) och det Strategiska forskningsområdet vårdvetenskap (SFO-V).

• PUF-V arrangerar ett brett utbud av kurser och lärandeaktiviteter för doktorander inom vårdvetenskap och erbjuder samlingsplatser för utbyte av erfarenheter.
• FiH anordnas av Karolinska Institutet i samarbete med Region Stockholm. Målet med forskarskolan är att stärka den hälso- och vårdvetenskapliga utbildningen på forskarnivå samt att stimulera forskning av hög kvalitet.
• SFO-V har tillkommit genom en särskild statlig satsning på ämnet vårdvetenskap som kommit Karolinska Institutet till del efter ansökan i nationell konkurrens. SFO-V bedrivs i samarbete med Umeå universitet.

PUF-V, FiH och SFO-V samarbetar i flera frågor och aktiviteter och en del arbetsuppgifter sträcker sig över de olika verksamheterna.

Nu söker vi en administrativ samordnare som kommer att arbeta brett med såväl kvalificerade som mer rutinartade administrativa uppgifter inom en eller flera av de ovan nämnda verksamheterna. Du kommer att samverka med programansvarig/direktorer inom verksamheterna samt med andra kollegor inom institutionens administrativa funktioner.

Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid.

Din roll

Arbetsuppgifterna är omväxlande och arbetet utförs självständigt. Uppdraget innebär främst att i samverkan med programansvarig/direktorer organisera, administrera och följa upp verksamheten. I anställningen kan det exempelvis ingå att:

• samordna styrgruppsmöten och skriva mötesprotokoll, samordna kurser, seminarier och workshops (vilket även kan innebära att ta fram underlag och undersöka förutsättningar för nya kurser/workshops), doktorand- och handledardagar samt doktorandadministration.
• representera verksamheterna i projekt med andra forskarutbildningsprogram och strategiska forskningsområden på KI och Forskarutbildningsadministrationen centralt på KI.
• bistå i förberedande och administrering av nya projektutlysningar och tillsättningar i forskarskolan och SFO-V.
• administrera reseersättning, utlägg, fakturor, arvoden, inköp och beställningar samt granska avtal.
• webbpublicera samt publicera och sammanställa annonser av aktiviteter och workshops.
• bistå med administrativ kompetens i samarbete med andra intressenter både externt och internt samt att bistå med kommunikation, sammanställning och rapportering.
• Hantera i övrigt förekommande administrativa uppgifter.

Vem är du?

Vi söker dig som har eftergymnasial utbildning som är relevant för tjänsten. Goda IT- kunskaper och mycket goda färdigheter i Microsoft Office krävs. Aktuell och som arbetsgivaren bedömer som relevant arbetslivserfarenhet av praktiskt administrativt arbete från universitetsvärlden är ett krav. Administrativ erfarenhet inom forsknings- och forskarutbildningsfrågor är meriterande. Det är även meriterande med kunskap om statlig förvaltning och styrning samt erfarenhet av textbearbetning, avtalsgranskning, protokollskrivning och webbpublicering.

Sökande ska ha mycket goda sociala och kommunikativa egenskaper samt mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Tjänsten som samordnare ställer krav på god förmåga att arbeta självständigt och att kunna hantera och planera arbetet i och med en varierande arbetsbelastning inom de olika verksamheterna. Den sökande ska ha mycket god servicekänsla samt uppskatta kontakter med forskare och doktorander såväl inom KI som nationellt och internationellt. En förutsättning för arbetet är väl utvecklad social kompetens, god samarbetsförmåga, och ett flexibelt förhållningssätt. Vid den här rekryteringen läggs stor vikt vid personlig lämplighet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet även en statlig myndighet. Det innebär att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, generös semester och en bra tjänstepension. Du får träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar och får ersättning för läkarvård.

Placering: Flemingsberg

Din karriär fortsätter här

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 20 april 2022.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker med du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss