Karolinska Institutet, Institutionerna för Medicin och Laboratoriemedicin

Är du en utvecklingsorienterad arkivarie som vill vara med och forma och utveckla arkivets framtid inom Karolinska Institutet? Då är det här tjänsten för dig!

KI söker nu en arkivarie till två av våra institutioner belägna vid Campus Syd, Flemingsberg.

Institutionerna för Medicin respektive Laboratoriemedicin består vardera av sju enheter med totalt närmare 40-60 forskargrupper verksamma inom klinisk forskning och ett antal medicinska utbildningar. Vi ger också ett flertal kurser inom läkarprogrammet och bedriver omfattande forskning och utveckling kring medicinskt lärande. Den administrativa ledningen vid respektive institution består av ca 15 personer. Målet för stödverksamheten är att på ett professionellt och målinriktat sätt stödja kärnverksamheten till framgångsrik forskning och utbildning.

Universitetsförvaltningen har det övergripande ansvaret för regler och riktlinjer inom områdena arkiv och diarieföring. Dessa är universitetsgemensamma och gäller för hela KI.

Arbetsuppgifter
Varje institution har enligt besluts- och delegationsordning eget ansvar för arkivvård och arkivering av de allmänna handlingar som inkommer till, upprättas och förvaras vid respektive institution. Varje institution är därför egna arkivbildare och tillsammans med universitetsförvaltningens arkiv utgör samtliga KI:s arkiv KI:s fullständiga arkivbildning. Vi söker därför en arkivarie som kan ta hand om arkivhanteringen för de två institutionerna.

Arbetsuppgifterna består i att:
• Vara rådgivande i arkiv- och diarieföringsfrågor internt och externt
• Ordna, förteckna, gallra och tillgängliggöra arkivmaterial
• Ansvara för att KI:s centralt framtagna gallrings- och bevaranderegler efterlevs
• Driva och utveckla arkivverksamheten genom att skapa rutiner för dokument- och arkivhantering
• Utbilda och informera både på svenska och engelska
I arbetet ingår även att diarieföra in- och utgående handlingar samt utföra viss kvalitetsgranskning av hur registreringen fungerar. KI använder W3D3 som ärendehanteringssystem.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:
• Akademisk examen med minst 60 poäng arkivvetenskap eller motsvarande
• God kunskap om offentlighets- och arkivlagstiftning samt ärendehanteringsfrågor vilket innefattar såväl diarieföringsrutiner som kunskap om utlämning av allmänna handlingar
• Erfarenhet av arkivarbete på myndighet
• Det är meriterande om du har erfarenhet av arkivering inom universitetsvärlden
• Det är meriterande om du har erfarenhet av och kunskap om IT-relaterade arkivfrågor
• Det är meriterande om du har erfarenhet av att samla in forskningsmaterial och hålla utbildning inom arkivfrågor

Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper i denna rekrytering. Du ska vara engagerad och noggrann i ditt arbete, ha ett metodiskt tillvägagångssätt samt kunna prioritera och analysera information. Arbetet är självständigt, därför är det viktigt att du har en helhetssyn på ärendeflödet, besitter en god initiativförmåga och kan driva arbetet framåt. God kommunikations och samarbetsförmåga är ett måste då tjänsten innebär ett nära samarbete med forskargrupperna. Du är kommunikativ och har hög servicekänsla.

KI:s organisationsspråk är engelska och arbetet ställer krav på mycket god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska och engelska.

Ansökningsförfarande
Bifoga följande dokument på svenska:
• CV
• Personligt brev

Placering: Flemingsberg

Institutionen för Medicin

Institutionen för Laboratoriemedicin

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 2019-10-24.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss

Anställningsform Fast stilling
Anställningens omfattning Heltid
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Huddinge
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-5048/2019
Kontakt
  • Christina Johansson, Christina.johansson@ki.se
Facklig företrädare
  • Belinda Pannagel, Saco, Belinda.pannagel@ki.se
  • Carina Eklund, OFR, Carina.eklund@ki.se
Publicerat 2019-10-09
Sista ansökningsdag 2019-11-08

Tilbake til ledige stillinger