Karolinska Institutet, Institutionen för kvinnors och barns hälsa

Institutionen för kvinnors och barns hälsa bedriver forskning på såväl kliniska som grundvetenskapliga problemställningar inom områdena kvinnors och barns hälsa. Institutionen är indelad i tio avdelningar, alla med olika vetenskaplig profil och med flera forskargrupper. Vi bedriver även omfattande utbildning, bland annat på läkarprogrammet, på barnmorskeprogrammet, inom specialistutbildningar för barnsjuksköterskor och läkare, samt forskarutbildning inom institutionens alla forskningsområden.

Avdelning
Anställningen är placerad på institutionens centrala administration. Administrationen leds av en administrativ chef och avdelningen består av 14 personer som hanterar institutionens frågor kring personal, ekonomi, utbildning, arkiv och IT. Administrationen har sina lokaler i Widerströmska huset, plan 8.

Arbetsuppgifter
Du kommer att arbeta som administratör för institutionsledningen där du har en central roll på institutionens administration. Genom support och koordinering säkerställer du hög kvalitet i det löpande administrativa arbetet framförallt till prefekt och administrativ chef.

Arbetet innefattar bland annat:

  • Daglig löpande administrativ support till institutionsledningen
  • Hantering av underskrifter och avtal samt diarieföring
  • Förbereda inför möten, utskick av mötesbokningar och kallelser
  • Skriva mötesprotokoll samt förbereda beslutsunderlag
  • Post- och paketadministration
  • Granskning av reseräkningar och utlägg
  • Uppdatera och redigera institutionens hemsida
  • Övriga administrativa uppgifter kopplade till den dagliga verksamheten

Kvalifikationer
För att passa i rollen krävs att du är en självgående administratör. Du har tidigare arbetslivserfarenhet av administrativt arbete, gärna chefsadministration/VD-assistent. Eftergymnasial utbildning inom relevant område är ett krav eller motsvarande arbetslivserfarenhet. Det är viktigt att du har goda IT-kunskaper i bl.a. Outlook, PowerPoint och Excel samt mycket goda kunskaper i tal och skrift i svenska och engelska.

Vi fäster stor vikt vid personliga egenskaper och för att lyckas i rollen är det viktigt att du har ett eget driv, är strukturerad och effektiv i ditt arbete. Du är självgående och har en god serviceanda samt lätt för att skapa goda relationer. Du är flexibel och prestigelös i din arbetsroll och hjälper till där det behövs.

Vi erbjuder dig att arbeta i en internationell, lärorik och framstående organisation.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Anställningsform Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast möjligt
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Solna
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-2068/2019
Kontakt
  • Sandra Brogårde, Administrativ Chef , sandra.brogårde@ki.se
Facklig företrädare
  • Henry Wölling, SEKO, 08-524 840 80
  • Carina Eklund, OFR, 08-585 826 65
  • John Inge Johnsen , SACO, 08-517 775 15
Publicerat 2019-04-02
Sista ansökningsdag 2019-04-22

Tillbaka till lediga jobb