Administratör till KI:s centrala tentamensservice

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Tentamensservice uppdrag är att samordna flera examinationer i salarna och bemanna med tentamensvakter. KI har skrivsalar på två campus, Flemingsberg och Solna. Examinationer förekommer under hela terminstiderna på båda campus. Nu söker vi en administratör till tentamensservice.

Din roll

Som administratör inom tentamensservice kommer du främst att arbeta med att förbereda materialet till examinationerna och med lönehanteringen för tentavakterna. Att det finns korrekta underlag till examinationerna är mycket viktigt för att tentavakterna ska kunna genomföra sitt arbete i skrivsalarna på ett rättssäkert sätt. Samarbetet med utbildningsansvariga och utbildningsadministratörer är därför en stor del av det löpande arbetet där det är viktigt att kunna kommunicera på ett tydligt och trevligt sätt.

Flera arbetsuppgifter behöver ofta lösas parallellt och tidvis är arbetsbelastningen hög, särskilt vid intensiva examinationsperioder. Arbetet kan delvis komma att förläggas till kvällar och helger, dvs. när vissa examinationer genomförs.

Tentamensservice består av 4 personer som arbetar i team. Det innebär att de arbetar nära varandra och ofta har avstämningar. Vår tentavaktsgrupp består av ca 45 tentavakter varav 10 av dem är huvudtentavakter. Huvudtentavakterna leder arbetet i skrivsalen. Materialet som tentamensservice tar fram ska användas av samtliga tentavakter och det ställer stora krav på att arbetsrutiner och arbetssätt är lika inom tentamensservice. Vid behov kommer du också att få arbeta som tentavakt.

Verktyg som vi använder är olika program inom Office 365 där vi bl.a. använder Teams för samarbetet inom tentamensservice, TE-exam för bokning av tentavakter och placering av studenter, Primula för lönehantering, Ladok m.fl.

Tentamensservice arbetsplatser är både i Flemingsberg och i Solna och det innebär att du kan få växla arbetsplats beroende på verksamhetens behov. Viss möjlighet till distansarbete finns. Under terminstiderna finns begränsade möjligheter till ledigheter och semester.

Vem är du?

Vi söker en person som tycker det är stimulerande att arbeta i grupp med olika arbetsuppgifter och ett högt tempo. Du ska tycka att det är roligt att lösa olika frågor som uppkommer. Du ska kunna kommunicera på ett öppet och tydligt sätt med organisationen, samt kunna arbeta strukturerat utifrån bestämda arbetsrutiner.

Du ska ha lätt för att samarbeta, vara serviceinriktad och ha förmåga att ta eget ansvar. Det är ett högt tempo som inte får inverka på noggrannheten i arbetet och det är därför viktigt att du klarar att arbeta under dessa förhållanden.

Krav

• Har 3 års högskoleutbildning
• Erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter inom liknande verksamhet på högskola eller annan myndighet
• Har erfarenhet av att arbeta i Office
• Har god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska och
• Kan arbeta självständigt vilket innebär ett stort ansvarstagande, planering och struktur 
• Har förmåga och möjlighet att arbeta under högt tempo
• Kan arbeta både i Flemingsberg och Solna

Meriterande 

• Erfarenhet av att arbeta med verksamhetsstöd
• Erfarenhet av arbete i team med stort samarbete inom gruppen
• Erfarenhet av system som används inom högskola, t.ex. Ladok och TimeEdit och TE-Exam.

Vi kommer att lägga stor vikt vid de personliga egenskaperna.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Solna och Flemingsberg 

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss