Administratör med inriktning mot personaladministration (vikariat)

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

ARC är en internationell och dynamisk arbetsplats med anställda från många olika länder. Därutöver har vi ofta internationella besök av gästforskare och studenter. Vår administrativa personal på ARC jobbar nära varandra i ett team och utöver det finns ett administrativt nätverk på institutionen NVS som träffas regelbundet.

Nu söker vi en administratör till avdelningen ARC för ett vikariat på cirka 12 månader. Omfattning 50%, lägre eller högre omfattning kan vara möjlig enligt överenskommelse.

Din roll

Som administratör med inriktning mot personal stödjer du avdelningsledningen, forskargruppsledare och medarbetare i administrativa frågor. Arbetet består av såväl rutinartade uppgifter som mer utvecklande uppgifter såsom:

• Vara kontaktperson gentemot institutionsledningen och myndigheter vid personalfrågor.
• Administrera underlag inför rekryteringar och anställningar.
• Samordna och genomföra introduktion för nya medarbetare.
• Samordna avslutande samtal med medarbetare som slutar sin anställning.
• Registrera och granska ersättningar och reseräkningar.
• Löpande personaladministration, till exempel att hantera försäkringar och anknytningar.
• Hantera kallelser, inbjudningar, agendor och protokoll till interna möten.
• Övrigt förekommande arbetsuppgifter.

Vem är du?

Vi söker dig som har relevant eftergymnasial utbildning, gärna inom personaladministration samt lämplig administrativ erfarenhet. Du ska ha lätt för att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska. Du ska ha god datorvana med goda kunskaper i Microsoft Office och mycket god administrativ förmåga. Tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom statliga sektorn är meriterande, tidigare administrativ erfarenhet inom universitets-/högskolesektorn är särskilt meriterande. Även tidigare erfarenhet av arbete i Primula är meriterande.

Arbetet innebär en kombination av självständiga och rutinmässiga arbetsuppgifter som ställer krav på noggrannhet, planering och att du har en god kommunikations- och samarbetsförmåga. Vi sätter stort värde på god social kompetens, ansvarskänsla, servicevilja och förmåga att ta egna initiativ.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Solna

Information om ARC

 Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 12 mars 2025.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss