Administrativ samordnare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Var med och utveckla utbildning av högsta kvalitet

Vill du vara med och skapa förutsättningar för en utbildning av högsta kvalitet vid Karolinska institutet? Vid Enheten för Undervisning och Lärande hjälper till att skapa framtidens utbildning inom Sveriges främsta medicinska universitet genom att ta hand om våra medarbetare, driva och utveckla lösningar. 

Nu söker vi Dig med hög administrativ kapacitet och genuin servicekänsla till en central, ansvarsfull och omväxlande roll som samordnare till enhetens ledning.
Är det du?

Din roll

Arbetet som administrativ samordnare är självständigt och omväxlande i en inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Du är ansiktet utåt och ansvarar för att koordinera och följa upp olika typer av ledningsmöten, informationsmöten, event och projekt. Ditt viktigaste uppdrag är att stödja vår verksamhetschef i olika administrativa uppgifter, främst kring ledningsgrupp och kommunikationsfrågor.
I arbetsuppgifterna ingår att analysera underlag och förbereda presentationer till fysiska och digitala möten, ta fram information för intern och extern publicering, samordna deltagare vid möten och konferenser, föra mötesprotokoll samt förbereda beslutsunderlag.
Du utvecklar kontinuerligt de stödjande rutinerna i arbetet och har goda möjligheter att påverka hur du ska organisera dina arbetsuppgifter inom ramen för uppdraget. Arbetet utförs i nära samarbete med internservice, kommunikations-, HR- och ekonomifunktionerna. Du rapporterar till vår verksamhetschef.

Vem är du?

Vi söker dig som har ett öga för god service, förstår hur mycket ett trevligt bemötande betyder och intresserar dig för att förstå andras perspektiv.  
Att vara medarbetare på KI innebär att du rör dig i sammanhang som ofta är komplexa. Arbetet kräver gott omdöme samt förmåga att ta eget ansvar och självständigt navigera inom ramen för den egna rollen.
Vi vill se att du har ett förhållningssätt som andas professionalism samt viljan och förmågan till samarbete såväl inom som över professions- och verksamhetsgränser. Du strävar medvetet efter att kontinuerligt förbättra, utveckla och höja kvaliteten i de professionella sammanhang du ingår och inom de uppdrag du har.
Du håller dig uppdaterad, lär tillsammans med kollegor och utvecklar kontinuerligt kunskap och färdigheter som den egna rollen kräver idag och i framtiden.
För att lyckas i rollen bör du gilla problemlösning och proaktivt arbete. Ett flexibelt och initiativtagande förhållningssätt samt förmåga att prioritera är av stort värde då tempot stundtals är högt.
Din organisationsförmåga är väl utvecklad och du har förmåga att systematisera och förenkla rutiner för återkommande arbetsuppgifter utan att göra avkall på kvalitet.
I din roll är du medskapare av en tillitsfull arbetsmiljö genom ansvarstagande, nyfikenhet, öppenhet och respektfullt bemötande av andras synsätt, kunskap och erfarenheter.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Krav

Du har:

• relevant eftergymnasial utbildning
• stor erfarenhet från en kommunikativ roll och av arbete med digitala kommunikationsplattformar som ex. Teams
• stor erfarenhet av att samordna projekt 
• relevant erfarenhet från liknande roll som ställer krav på god service
• mycket goda kunskaper i Officepaketets olika delar
• mycket goda kunskaper i svenska och engelska språket

Meriterande

• kännedom om Karolinska Institutets organisation

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan!

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.