Administratör

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Karolinska Institutet är världskänt för sin forskning och utbildning inom odontologi och tandvård. På Campus Flemingsberg finns den senaste tekniken. Här utbildar vi tandhygienister, tandläkare, specialisttandläkare, forskare och har Kompletterande Utbildning för Tandläkare, KUT. 

2025 rankades vårt tandläkarprogram som nummer sju i världen och plats tre i Europa på en av världens viktigaste rankningslistor av universitet. Merparten av studenternas kliniska utbildning sker vid någon av Universitetstandvårdens sex tandvårdskliniker. Vid institutionen för odontologi bedrivs både den teoretiska undervisningsdelen – och spetsforskning. 

Vi är miljöcertifierade enligt ISO 14001:2015 vilket innebär ett ständigt förbättringsarbete för minskning av negativ miljöpåverkan.

Välkommen till oss, vi är cirka 270 medarbetar som gör skillnad. 

Vill du arbeta med administration i en dynamisk utbildningsmiljö? Din tjänst kommer att delas mellan Kansliet för grund- och forskarutbildning och Enheten för klinikstöd.

På Kansliet för grund- och forskarutbildning är vi ett sammansvetsat gäng som arbetar tillsammans i team i de studieadministrativa processerna. I teamet ingår administratörer, studievägledare och studierektorer som har ett nära samarbete med kurs- och programansvariga lärare vid institutionen.

Enheten för klinikstöd arbetar med att på olika sätt stödja klinikerna vid Universitetstandvården. I stödfunktionen ingår reception, dentalverkstad, sterilcentral, administratörer, studentexpedition samt journalsystemförvaltning.

Din roll

I rollen som administratör har du ett helhetsansvar att ge administrativt stöd kopplat till schemaläggning av både lokaler och lärare.  

En stor del av arbetet innebär att du hanterar underlag i Excel, bokar lokaler i TimeEdit, administrerar inloggningsuppgifter för studenter och ansvarar för att scheman publiceras på webben.  

Arbetet innebär ett nära samarbete med studierektorer och lärare, där du är ett viktigt stöd i det dagliga arbetet. Studentkontakt är en del av rollen där du finns tillgänglig för frågor och fungerar som en sammanhållande länk i verksamheten. 

Vem är du?

Krav 

• Gymnasieexamen 
• God datorvana, särskilt i Excel och Officepaketet 
• Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift 

Meriterande 

• Erfarenhet av arbete i TimeEdit  
• Erfarenhet av arbete i Drupal 
• Goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift 

Vi söker dig som är strukturerad och trivs i en miljö med flera olika arbetsuppgifter parallellt. Du är noggrann och har en god förmåga att planera ditt arbete, samtidigt som du är flexibel när förutsättningarna förändras. 

Du har ett genuint intresse för att ge stöd och service och uppskattar en roll med många kontakter, både med kollegor och chefer. Eftersom du kommer att ingå i flera arbetsgrupper är det viktigt att du trivs med att samarbeta i olika team. 

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. 

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Flemingsberg

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 5 oktober 2025.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss