Ledningsadministratör till Institutionen för fysiologi och farmakologi - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Vi söker en serviceinriktad, pålitlig och strukturerad administratör som kommer att inneha en nyckelposition på institutionen och arbeta nära prefekt och ledningsgrupp. Du kommer att vara ansvarig för att stötta institutionens högsta, ansvariga chef och på olika sätt bidra till institutionens framgång. Läs mer och sök nedan!

På Institutionen för fysiologi och farmakologi undervisar vi och bedriver internationellt slagkraftig forskning inom fysiologi, farmakologi, anestesiologi och intensivvård. Här finns runt 200 anställda medarbetare, fördelat på ca 30 forskargrupper och upp emot 90 doktorander som bedriver studier.

Din roll

Ditt främsta uppdrag är att stötta prefekt och övriga ledningsgruppen med planering, koordinering och kommunikation. Du är en nyckelperson i att samordna institutionsgemensamma aktiviteter och avlastar prefekten genom att fånga upp ärenden, slussa vidare frågor och bistå där det behövs. I rollen ingår att bistå i planeringen av agendor, skicka kallelser och skriva protokoll för ledningsgruppens möten och övriga möten som prefekten är sammankallande till. En annan viktig uppgift är att uppdatera lokalplaner och projektleda flyttar av forskargrupper inom institutionens lokaler. I rollen ingår att hantera prefektens resor, utlägg och beställningar. Du kommer även samla in information till nyheter och nyhetsbrev samt uppdatera verksamhetens webbsidor.

I denna roll kommer du att:

• Förbereda besök och möten genom att ta fram mötesmaterial som agendor, presentationer och underlag samt skriva sammanfattningar, protokoll och beslutsunderlag.
• Genomföra och koordinera resebokningar för prefektens resor samt för ledningsgruppens gemensamma resor.
• Vid behov bevaka prefekts inkommande mejl och ärenden och bistå med förberedelser av mejlsvar. Du ansvarar för att slussa förfrågningar vidare inom institutionen och vara den som verksamheten kan vända sig till med ärendeförfrågningar till exempel när prefekt är på resor eller upptagen i möten.
• Upprätta skrivelser, prefektbeslut och övriga dokument. Diarieföra och arkivera vissa ärenden.
• Uppdatera hemsidor, samla in information till nyheter och nyhetsbrev samt hjälpa forskare att uppdatera sina webbsidor.
• Bistå prefekt och forskargruppsledare i frågor kring laboratoriesäkerhet och riskanalyser.
• Ta rollen som samordnare för institutionens gemensamma aktiviteter och förbereda, boka och genomföra de praktiska arrangemangen kring events, konferenser och andra institutionsaktiviteter.

Andra liknande arbetsuppgifter kan förekomma.

Vem är du?

Rollen som ledningsadministratör innebär en kombination av proaktivt arbete och hands-on uppgifter av varierad karaktär, vilket förutsätter att du är strukturerad, har gott omdöme och en utpräglad ansvars- och servicekänsla.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har avslutad examen från universitet eller högskola och minst två års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stötta ledande befattningshavare eller annan erfarenhet som arbetsgivaren bedömer är motsvarande. Du har god vana och intresse av att utföra kvalificerad administration. Vidare har du även tidigare erfarenhet av att projektleda verksamhetsanpassningar eller annat som arbetsgivaren bedömer likvärdigt. Du har mycket god datorvana, främst inom Outlook, Word, Excel och Powerpoint, och lätt för att lära dig nya system. Då vi verkar i en internationell miljö efterfrågas goda kunskaper att uttrycka sig på svenska och engelska i både tal och skrift.

Det är meriterande om du tidigare har egen erfarenhet av forskning eller undervisning då detta är institutionens kärnverksamhet och gärna från svenskt lärosäte. Inom detta framhålls tidigare erfarenhet av upprättande av riskanalyser och hantering av frågor inom laboratoriesäkerhet. Om du tidigare har arbetat i en roll som VD-assistent eller motsvarande är det meriterande. Det är även meriterande om du har dokumenterad erfarenhet av intern och externkommunikation, eller har utbildning inom kommunikation, liksom erfarenhet från att projektleda verksamhetsanpassningar. Du får gärna ha erfarenhet att arbeta med utläggshantering, resebokningar och beställningar.

Personliga egenskaper

Du är en person som är trygg i dig själv, har hög integritet och är pålitlig i bemärkelsen att du slutför det du åtar dig. Du har en förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt och anpassar prioriteringar utifrån aktuell situation. Du trivs med att hantera flertalet ärenden samtidigt och löser gärna eventuella problem som uppstår. Du har en mycket god förmåga att initiera och planera det dagliga arbetet genom ett proaktivt arbetssätt med målsättningen att ligga steget före.

Du har en har en hög social kompetens och trivs med att vara en lagspelare samtidigt som du har en förmåga att arbeta självständigt. I denna roll kommer man att ha många kontakter med både interna och externa parter så det är viktigt att du värdesätter goda relationer. Du är strukturerad, organiserad och gillar att dokumentera pågående ärenden och beslut. Du är kommunikativ med ett stort intresse för service, både till den chef du stöttar, och övriga verksamheten.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedrivs framgångsrik medicinsk forskning och vi har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att vi har goda förmåner genom vårt kollektivavtal gällande bland annat semester, pension och friskvårdsersättning. Vi sitter i forskningsbyggnaden Biomedicum i ett öppet kontorslandskap. Det finns viss möjlighet till att arbeta en del av sin arbetstid på distans men vi ser ett stort behov av att man merparten av tiden är på plats för att samverka med verksamheten och stötta prefekten i det dagliga arbetet genom närvaro på kontoret. Tjänsten är placerad i en kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet.

Placering: Biomedicum, Campus Solna

Läs mer om vår avdelning här: https://ki.se/fyfa

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan!

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV och personligt brev. I ansökningsformuläret kommer även att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss