Vikarierande Administratör

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Karolinska Institutet är världskänt för sin forskning och utbildning inom odontologi och tandvård. På Campus Flemingsberg finns den senaste tekniken. Här utbildar vi tandhygienister, tandläkare, specialisttandläkare, forskare och har Kompletterande Utbildning för Tandläkare, KUT. 

2025 rankades vårt tandläkarprogram som nummer sju i världen och plats tre i Europa på en av världens viktigaste rankningslistor av universitet. Merparten av studenternas kliniska utbildning sker vid någon av Universitetstandvårdens sex tandvårdskliniker. Vid institutionen för odontologi bedrivs både den teoretiska undervisningsdelen – och spetsforskning. 

Vi är miljöcertifierade enligt ISO 14001:2015 vilket innebär ett ständigt förbättringsarbete för minskning av negativ miljöpåverkan.

Välkommen till oss, vi är cirka 270 medarbetar som gör skillnad. 

Enheten för Klinikstöd arbetar med att på olika sätt stödja klinikerna vid universitetstandvården. I stödfunktionen ingår reception, dentalverkstad, sterilcentral, administratörer, studentexpedition samt journalsystemförvaltning. Nu söker vi en Avdelningsadministratör till vår enhet som hör till studentklinikerna.

Din roll

Som administratör hos oss är du spindeln i nätet med många kontaktytor både internt och externt. Du ger administrativt stöd till chefer inom universitetstandvården och är verksamhetsnära i din roll. Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat personaladministration såsom sjukanmälningar, introduktion av nyanställda och administration i vårt tidsrapporteringssystem. Du hanterar även fakturor, schemaläggning i tidomaten, bokning av lokaler och konferenser, samt beställning av dental- och kontorsmaterial, catering och resor. Du bistår i övrigt med administrativa uppgifter som kan tillkomma beroende på din erfarenhet och kompetens. Du arbetar som administratör åt tre av våra kliniker och har en stödjande funktion inom Klinikstöd/Universitetstandvården.

Vem är du?

Kvalifikationer

Krav

• Gymnasiekompetens
• Erfarenhet av administrativt arbete vid universitet
• Goda kunskaper i svenska
• Det är viktigt att du behärskar Officepaketet och är van av att använda IT baserade stödsystem

Meriterande

• Erfarenhet från offentlig sektor
• Goda kunskaper i engelska

För att lyckas i den här rollen har du förmåga att organisera och strukturera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du är kommunikativ, har god samarbetsförmåga och är serviceinriktad. Vi förutsätter även att du är noggrann och känner stort engagemang för ditt arbete.

Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Anställningen är ett vikariat för en föräldraledighet.

Placering: Flemingsberg

 Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 15/10-2025.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss