Administratör till forskningsinriktad internationell organisation - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du bidra till medicinsk forskning av toppkvalitet?

Institutionen för medicin, Solna söker just nu en erfaren administratör. Denna tjänst innebär en spännande och administrativt samordnande roll inom institutionens forskningsverksamhet som också innebär att du får ett brett nätverk inom både Karolinska Institutet och Karolinska universitetssjukhuset. Karolinska Institutet är idag ledande inom medicinsk forskning och här erbjuds en kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet.

Din roll

I rollen som administratör kommer du, tillsammans med ett antal kollegor, arbeta med avdelningsadministration i nära samarbete med forskare, forskningspersonal och lärare. Du kommer att vara en av flera avdelningsadministratörer vid Institutionen för medicin, Solna. Tjänsten ligger organisatoriskt inom Karolinska Institutet men då flera medarbetare är verksamma både inom Karolinska Institutet och Karolinska universitetssjukhuset behöver du som person vara flexibel och uppskatta en ombytlig vardag.

Tjänsten består av varierande arbetsuppgifter inom personal-, ekonomi- och forskningsadministration samt övrigt stöd inom forskningsavdelningarna. Du kommer bland annat att arbeta med avdelningens HR-relaterade frågor, såsom att:

• Förbereda anställningsärenden
• Hålla introduktion för nya medarbetare
• Informera och svara på frågor som rör exempelvis föräldraledigheter, uppsägningar, förmåner
• Vara kontaktperson mellan avdelningarna och central administration i HR-relaterade frågeställningar
• Förbereda anknytningsärenden
• Bevaka slutdatum för både tidsbegränsade anställningar och anknytningar
• Informera om regelverk/lagar
• Utbilda medarbetare i olika system om hur man exempelvis lägger in ett utläggsärende eller hur man ansöker om semester

Du kommer också att hantera samordningen av avdelningarnas disputationer vilket innebär att du kommer:

• Vara avdelningarnas kontaktperson gentemot handledare, opponenter och betygsnämnd.
• Vara behjälplig med rese- och hotellbokningar
• Ansöka om SINK-beslut för opponenter bosatta utanför Sverige
• Skapa ersättningsärenden för opponenter
• Vara behjälplig i samband med disputationsminglet

Övriga avdelningsadministrativa aktiviteter som du kommer att vara behjälplig med:

• Fakturahantering
• Upprätta stipendiebeslut
• Beställa kontorsmateriel
• Ansvara för posthantering
• Stöd vid avdelningsmöten, såsom att skicka ut kallelser, koppla upp möten och skriva minnesanteckningar, samt beställa fika

Du kommer att ha mycket nära samarbete och få stöd av institutionens centrala administration där specialistkunskap inom administration finns såsom HR och ekonomi. Vi erbjuder ett omväxlande arbete med många internationella kontakter i en spännande och utvecklande forskningsmiljö. Arbetsplatsen är fysiskt placerad vid gamla Karolinska universitetssjukhusets lokaler i Solna. Du kommer att ha en roterande arbetsplats och arbeta både vid våra avdelningar och på centrala administrationen.

Som sökande är det viktigt att du kan arbeta med många olika projekt och arbetsuppgifter parallellt samt att du är noggrann och drivs av att leverera ett kvalitativt arbete.

Vem är du?

Vi söker en person med minst fem års erfarenhet av administrativt arbete, gärna från högskolesektorn eller offentlig verksamhet. Vi ser gärna att du har högskoleutbildning eller motsvarande inom relevant område. Utbildning och erfarenhet inom ekonomi- och/eller HR-frågor är meriterande. Tidigare administrativt arbete inom Karolinska Institutet/Karolinska universitetssjukhuset är meriterande men inget krav. De internationella kontakterna är många och därför bör du ha lätt för att uttrycka dig både på engelska och svenska i tal och skrift. Du har stor datorvana och goda kunskaper i Microsoft Word, Excel, Powerpoint etc. Erfarenhet av uppföljningsarbete i personal- och ekonomisystem är meriterande. Vidare behövs en god prioriteringsförmåga och att du arbetar strukturerat med en positiv inställning. De personliga kvalifikationerna är mycket viktiga och vi sätter högt värde på social kompetens, samarbetsförmåga och servicevilja. I arbetet som administratör behövs mycket god förmåga att självständigt organisera och prioritera arbetet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering

Tjänsten är placerad inom Institutionen för medicin, Solna. Institutionen består av 11 avdelningar och varje avdelning består av flertalet forskargrupper. Den aktuella tjänsten är placerad på institutionens centrala administration.

--[Video om Karolinska Institutet, hur vi alla bidrar till en bättre hälsa för alla] ---

Ansökan

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV och personligt brev. Utöver det kommer du även i ansökningsformuläret få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss