Avdelningssamordnare med inriktning ekonomi - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Avdelningen för klinisk geriatrik söker en avdelningssamordnare med en god förmåga till helhetsperspektiv och intresse för kvalificerat ledningsstöd. 

Din roll

Som avdelningssamordnare kommer du att tillhöra avdelningens administrativa stödfunktion som består av en ekonomisamordnare och en personalsamordnare och som sitter i moderna lokaler i NEO Campus i centrala Flemingsberg.

Avdelningssamordnaren stödjer avdelningens ledning, anställda lärare och forskare i personal- och ekonomiadministrativa frågor, med särskilt fokus på ekonomiadministrativa uppgifter.

Arbetsuppgifterna bedrivs såväl självständigt som i nära samarbete med övriga medarbetare vid avdelningens administrativa stödfunktion samt ledningsadministrationens controllers, vid institutionen. 

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

• ekonomiadministration och stöd till avdelningens forskare gällande ekonomi för forskningsprojekt, uppföljning och ekonomisk rapportering till forskningsprojektens externa finansiärer.
• att vara behjälplig i arbetet med avdelningens budget och prognos.
• deltagande vid månatliga ekonomimöten med samtliga inom ekonomifunktionen, för support och nyheter inom ekonomiområdet
• delaktighet i framtagandet av effektivare arbetsprocesser, rutinbeskrivningar och ekonomiska beslutsunderlag till avdelningen. 
• hantering av omföringar, avtal, fakturor (kund- och leverantörsreskontra) samt anläggningsregistrering och inköpsfrågor.
• att medverka i månads-, delårs- och årsbokslut.
• uppföljning av avdelningens avtalsreskontra och projektstruktur.
• samordning av avdelningsdagar, ledningsgrupp och disputationer.
• att stödja med registrering av arvoden, resor och utlägg vid behov.
• att stödja vid introduktion av nya medarbetare.
• hantering av passerkort och accesser.

Tjänsten är placerad vid NEO, Karolinska Institutet, Campus Flemingsberg.

Vem är du?

Vi söker dig med erfarenhet av arbete med budget och uppföljningar och som trivs med att samordna en bredd av uppgifter. Ekonomiutbildning är meriterande, men inget krav.  

Du har lätt för att uttrycka dig i tal och skrift på såväl svenska som engelska och har goda kunskaper i Microsoft Office. Det är en fördel om du har erfarenhet av att jobba i system som Agresso/UBW och Primula.

Erfarenhet av statlig verksamhet är meriterande och erfarenhet från högskola/universitet är särskilt meriterande.

Som person behöver du vara strukturerad, kvalitetsmedveten och självständig, samtidigt som du tycker om att arbeta i team där du bidrar till ett gott samarbete. Vidare ser vi gärna att du är lyhörd, lösningsorienterad och att du har ett flexibelt förhållningssätt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Flemingsberg

Institutionen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle

Avdelningen för klinisk geriatrik

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 12 november 2023.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss