Karolinska Institutet, Universitetsförvaltningen, Support Systems

Universitetsförvaltningen stödjer Karolinska Institutets institutioner och ledning. Universitetsförvaltningens mål är att ge god service och bidra med professionell och effektiv administration till KI:s utbildning och forskning.

Enheten Support Systems grundläggande uppdrag och arbetsprocesser

Support Systems förvaltar KI:s gemensamma administrativa stödsystem på verksamhetssidan.  Idag förvaltar Support Systems; ekonomi, inköp, HR, lön, identiteter (IAM) och forskarstöd.

Vi har i enheten löpande drift i ekonomi-, inköps- och HR-processer med användarsupport mot främst superusers i verksamheten i frågor om verksamhetsprocesser för vissa stödsystem. Support Systems har förvaltning nära verksamheten där vi bistår med kravställande gentemot systemleverantörer för utveckling och godkänner leveranser. Vi har även viss egen utveckling i bl.a. affärssystemet.

Vi ansvarar för att stödsystem följer lagar och regelverk, avtal och budget. Vi är delaktiga i utbildning och expertstöd i processer som stödsystemen tillhandahåller. Vi initierar och/eller deltar i projekt som rör de processer vi är verksamma i. Ibland leder vi själva förändringsarbetet.

Medarbetarna inom enheten arbetar självständigt med samtliga arbetsuppgifter inom ansvarsområdet och har olika roller (support, utveckling, förvaltning). Vi gillar att ge proffsig service och är ofta nav för verksamheten. Vi skapar goda relationer med forskare, IT-personal, övrig administrativ personal och externa såsom leverantörer. Vi som idag jobbar i enheten har roligt och är mycket supportinriktade.

Ditt uppdrag

Vi söker dig som verksamhetsnära systemförvaltare för våra stödsystem till forskare på KI. Idag är det i ett elektroniskt forskningsdokumentationssystem (KI ELN) med drygt 5000 användare, det andra är stöd för att söka bidrag till forskning (PRISMA). KI följer PM3:s förvaltningsmodell. Inom enheten är vi varandras back-up för de system vi förvaltar. 

KI ELN och PRISMA ägs av enheten Grants Office (GO), som kommer att vara din främsta kontakt. KI ELN är en viktig del av GO:s uppdrag med att bistå Karolinska Institutets forskargrupper med verktyg, utbildning och information gällande forskningsdokumentation och hantering av forskningsdata.

GO arbetar också med rådgivning och med information kring administration, ekonomi och formulering av ansökningar till olika internationella och nationella forskningsfinansiärer samt ansvarar för strategisk näringslivssamverkan. Vid enheten hanteras också flertalet interna processer i systemet PRISMA för större ansökningar, samt ett flertal interna utlysningsprocesser för forsknings- och resebidrag.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

  • Universitets- eller högskoleutbildning inom systemvetenskap, annan IT/Datautbildning eller motsvarande yrkeserfarenhet.
  • Mycket goda SQL-kunskaper, du kan bl. a. bygga rapporter
  • Erfarenhet av att leda systemförvaltning 
  • Erfarenhet av att dokumentera och underhålla manualer, rutiner och andra förvaltningsdokument.
  • Förmåga att obehindrat kommunicera på svenska och engelska i tal och skrift.

Det är meriterande om du dessutom har följande kunskap/erfarenhet:

  • Systemförvaltning för verksamhetssidan
  • Systemförvaltning i global organisation eller universitet
  • Testledning vid uppgraderingar
  • Skapande av interaktiva utbildningar
  • Utbildning av användare
  • Förvaltning med etablering av nya system
  • Avtalsuppföljning samt uppföljning för IT-system
  • Kännedom om den lagstiftning och de regelverk som reglerar myndigheters handlingar samt forskningsdokumentation

Personliga egenskaper

I denna rekrytering kommer stor vikt att läggas vid personlig lämplighet och egenskaper. Vi ser att du kan bidra till att stärka enheten med just dina förmågor och egenskaper till en bra lärande sammansättning. Du har ett proaktivt förhållningssätt med kärnverksamheten i fokus, samt är ödmjuk och smidig ” få med folk på tåget” utan att uppfattas påstridig. Det är viktigt att du värdesätter att verksamheten är beroende av din arbetsinsats som kräver en att du är kommunikativ och har stor social förmåga med varierande grupper. Du är driven, nyfiken, effektiv, självgående och kan prioritera. Du har förmåga att skapa goda samarbeten och slutför det som påbörjats. 

Ansökningsförfarande

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. I Sverige står Karolinska Institutet för drygt 40 procent av den medicinska akademiska forskningen och har det största utbudet av medicinska utbildningar. Sedan 1901 utser Nobelförsamlingen vid Karolinska Institutet mottagare av Nobelpriset i fysiologi eller medicin.

Karolinska Institutet strävar efter att vara en arbetsplats med jämn könsfördelning som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.

Anställningsform Permanent position
Anställningens omfattning Heltid
Ort Solna
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-7454/2018
Kontakt
  • Marith Wiedersheim-Paul, enhetschef, marith.wiedersheim-paul@ki.se
Facklig företrädare
  • Saco-föreningen vid universitetsförvaltningen, SACO@uf.ki.se
  • Magnus Anå, OFR, 08-524 864 37, magnus.ana@ki.se
  • Henry Wölling, SEKO, henry.wolling@ki.se
Publicerat 2018-12-20
Sista ansökningsdag 2019-01-14

Return to job vacancies