Sekreterare till Karolinska Institutets ledning (vikariat)

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Karolinska Institutet (KI) är ett av världens ledande medicinska universitet med vision att driva utveckling av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. 

Nu söker vi en sekreterare till Karolinska Institutets ledning med placering vid enheten Organisation och ledning. Tjänsten är ett vikariat på ett år med möjlighet till förlängning. Enheten Organisation och ledning är en del av Strategiskt ledningsstöd som stödjer KI:s ledning i verksamhetsövergripande frågor och bistår med underlag för styrning och utveckling av Karolinska Institutets verksamhet.

Enheten utgörs av ca 15 anställda och tjänsten är placerad i Solna. Fr.o.m. årsskiftet kommer enheten att vara en del av en ny avdelning – Avdelningen för juridik, planering och ekonomi. 

Din roll

Som sekreterare till Karolinska Institutets ledning kommer du huvudsakligen att stödja prorektor med administrativ service såsom möteskoordinering och kalenderhantering, ärendebevakning, fakturahantering, telefon-, brev- och e-posthantering samt bokning av resor. I rollen ingår förberedelser och uppföljning av interna och externa möten, att på svenska och engelska självständigt formulera korrespondens samt övriga sedvanliga sekreteraruppgifter. I arbetsuppgifterna kan även komma att ingå viss annan administration samt övriga på enheten förekommande arbetsuppgifter.

Karolinska Institutets universitetsledning består av rektor, prorektor och universitetsdirektör. Prorektor är rektors ställföreträdare och har därutöver vissa särskilda ansvarsområden.

Vem är du?

Vi söker Dig som

• har dokumenterad erfarenhet av liknande arbetsuppgifter, gärna inom offentlig verksamhet,
• har en utbildning som är relevant för arbetsuppgifterna. Eftergymnasial utbildning är meriterande,
• obehindrat kan uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift,
• är en kvalificerad och avancerad användare av Officepaketet och kommunikationsplattformar, såsom Teams och Zoom,
• har dokumenterad förmåga att arbeta strukturerat och proaktivt,
• har dokumenterat god förmåga att arbeta självständigt, samarbeta i team och ge service med hög kvalitet.

 Du ska:

• ha god samarbetsförmåga och förmåga att skapa goda relationer,
• vara serviceinriktad och ha intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränga dig för att leverera lösningar,
• vara strukturerad, systematisk och noggrann med god prioriteringsförmåga samt kunna göra självständiga bedömningar i komplexa frågor,
• vara flexibel och stabil i stressade situationer och trivas med ett tidvis mycket högt arbetstempo,
• vara orädd och ha hög integritet.

Vi lägger betydande vikt vid de personliga egenskaperna.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Solna, men också möjlighet att delvis arbeta på distans.

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss