Administrativ chef till Karolinska Institutet

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Vi söker en erfaren och trygg ledare med god samarbetsförmåga som ska vara ytterst ansvarig för den administrativa stödfunktionen på institutionen för medicinsk epidemiologi och biostatistik (MEB) på Karolinska Institutet. I rollen arbetar du nära prefekten och sitter med i institutionens ledningsgrupp. Till din hjälp har du en erfaren och välfungerande grupp bestående av 30 medarbetare där du leder internservice och övriga medarbetare genom tre direktrapporterande chefer. MEB är bland de största institutionerna inom epidemiologi och biostatistik i Europa.

Din roll

Dina viktigaste arbetsuppgifter är att:

• övergripande ansvara för budget, uppföljning, redovisning och ekonomiska analyser.
• ansvara för institutionens verksamhetsstöd. Vilket innebär HR, ekonomi, IT, internservice och övrig administration. Du leder totalt ca 30 medarbetare inom dels internservice och övriga medarbetere genom tre direktrapporterande chefer.
• övergripande ansvara för personalfrågor; såsom rekrytering, personalutveckling, samverkansfrågor, förhandlingar, arbetsmiljö- och arbetsrättsliga frågor.
• säkerställa att lagar, regler och interna riktlinjer efterlevs.
• vara både ett operativt och strategiskt stöd till din prefekt, ledningsgrupp och kärnverksamhetens chefer som är verksamma inom forskning, utbildning och samverkansorganisationer i det omgivande samhället. 
• vad gäller verksamhetsstöd ansvara för institutionens interaktion med KI:s övriga institutioner och övriga administrativa chefer, det centrala verksamhetsstödet och samverkan med personalorganisationerna.
• ansvara för att KI:s övergripande administrativa beslut får genomslag och implementeras på institutionen.
• bidra gynnsamt till institutionens arbetsmiljö, utveckling och strategiska arbete.  

Vem är du?

Vi ser att du är en strukturerad, kommunikativ och klok lagspelare som har ett strategiskt ledarskap. Du har ett coachande förhållningssätt, hög integritet och motiveras av att se andra växa. Som person är du tydlig, lösningsorienterad och inlyssnande och du tycker det är stimulerande att parallellt driva olika frågor framåt.

Att inge förtroende, vara flexibel, lyhörd och prestigelös är viktigt i rollen som administrativ chef på KI, eftersom mycket av arbetet sker i dialog med verksamhetens forskare och lärare. Institutionen har många kontaktytor, såväl inom som utanför organisationen. I urvalet kommer vi att lägga stor vikt vid personliga egenskaper såsom god samarbetsförmåga, förmåga att skapa en bra stämning och ett positivt arbetsklimat.

Den administrativa funktionen utgör ett stöd till kärnverksamheten på KI. För att vara rätt person för anställningen så tycker du om att arbeta både operativt och strategiskt och att ha mycket att göra. Du har också gott tålamod, pondus, är serviceinriktad, initiativrik och en god organisatör.

Du ska ha minst 5 års erfarenhet av dokumenterat formellt personalansvar, verksamhetsstyrning och förändringsarbete. Du har goda kunskaper och erfarenhet av HR, ekonomi och administration och en högskoleexamen inom HR, ekonomi eller annat relevant område för anställningen. Institutionen verkar i en internationell miljö, vilket också ställer höga krav på goda muntliga och skriftliga kunskaper i både svenska och engelska. Det är meriterande om du har ledarskapserfarenhet från en akademisk verksamhet. Det är också meriterande om du tidigare har varit chef över chefer.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Solna 

Vill du läsa mer om Institutionen för medicinsk epidemiologi och biostatistik | Karolinska Institutet

 Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 14 januari 2025.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. Vi går igenom samtliga ansökningar efter att ansökningsdatumet har passerat.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss