Utbildningsadministratör med inriktning mot forskarutbildning - Vikariat - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Var med och utveckla utbildning av högsta kvalitet

Institutionen för Mikrobiologi, Tumör- och Cellbiologi (MTC) är beläget i Biomedicum, på Karolinska Institutets Campus i Solna. Institutionen har en stark internationell forskningsmiljö och bedriver forskning och undervisning med fokus på cancer, cellbiologi, immunologi- och infektionsbiologi.

Avdelning

MTC:s utbildningsavdelning, som ingår i institutionens centrala administration, består idag av tre medarbetare, som bistår våra forskare med administration inom forskarutbildning samt ett flertal grundutbildningsprogram. Arbetet leds av studierektorerna för grund- och forskarutbildning på institutionen. Vi som arbetar på utbildningsavdelningen tillhandahåller administrativt stöd på ett serviceinriktat sätt till våra studenter, lärare och handledare.

Vi söker nu en utbildningsadministratör med ansvar för forskarutbildningen. Anställningen är ett vikariat under ca 1 års föräldraledighet.

Arbetsuppgifter

Ditt ansvarsområde kommer att omfatta administrativt stöd till studenter, forskare och handledare i nära samarbete med institutionens studierektor för forskarutbildning. Du kommer även att vara behjälplig att besvara frågor och ge information till handledare och studenter rörande lagstiftning och regler i utbildningsfrågor (bl a Högskoleförordningen), administration kring nya doktorander, halvtidskontroller, årliga uppföljningar, disputationer, tillgodoräknanden samt rapportering av aktivitet och försörjning samt övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter.

Arbetet innebär även att registrera och rapportera i studiedokumenteringssystemet LADOK samt bokning av undervisningslokaler i programmet TimeEdit. Du kommer även delta i planering och organisering av möten/konferenser, delta i möten rörande utbildning och föra protokoll.

I rollen kommer även andra administrativa arbetsuppgifter inom grundutbildning att förekomma. Rollen innebär även att vara behjälplig med administrativt stöd till ledningen samt annan förekommande administration utifrån verksamhetens behov.

Kvalifikationer

Att arbeta på Karolinska Institutet och MTC ställer stora krav på medarbetarna. För att självständigt kunna utföra arbetet förutsätts egenskaper som noggrannhet, servicevilja, god kommunikations- och samarbetsförmåga samt ett lösningsorienterat förhållningssätt.

Grundläggande för tjänsten är dokumenterad erfarenhet från administrativt arbete. Det är en fördel om du har arbetat på högskola/universitet eller med annan utbildningsverksamhet tidigare. Det är även en merit om du inom utbildningsområden har kunskap om regelverk och förordningar.

För att lyckas i rollen är du en erfaren ansvarsfull administratör med sinne för struktur och ordning. Du kommer att ha ett flertal olika datasystem som verktyg i ditt arbete, så det är nödvändigt att du har bred systemvana och har lätt att lära dig nya system. Goda kunskaper i Office-paketet är ett krav. Tidigare erfarenhet av Ladok samt utbildningsportalen CANVAS är meriterande.

Du gillar att ge service och ha mycket kontakt med människor. Då Karolinska Institutet och MTC är en internationell miljö med människor från många länder måste du ha goda kunskaper i att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska.  Det är viktigt att kunna förhålla sig till och bemöta människor med olika bakgrund.

Du kommer dagligen att ställas inför frågor av skiftande karaktär som kräver att du är van att ta egna initiativ, är flexibel och har lätt att ställa om mellan olika arbetsuppgifter. Du är bra på att löpande söka information och kunskap inom området, samt informera studenter, lärare och forskare om gällande regelverk och rutiner.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.  

Placering: Solna

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast 2023-08-20.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Du är varmt välkommen att skicka in din ansökan så snart som möjligt då vi arbetar med löpande urval!

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss