Avdelningsadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vill du som administratör bidra till forskning om barncancer och barnkirurgi av toppkvalitet?

Vår avdelning för barncancer- och barnkirurgiforskning är landets ledande inom området, med en bred forskning som omfattar allt från laborativa och kliniska studier av patienter till epidemiologi och vårdvetenskap. Vårt viktigaste mål är att förbättra överlevnaden i barncancer och förbättra livskvaliteten för drabbade barn och deras familjer. Avdelningen är välfungerande, dynamisk och uppskattad och är en del av Institutionen för kvinnors och barns hälsa på Karolinska Institutet.

Beskrivning

Verksamheten som har nära klinisk förankring består av 12 forskargrupper och leds av avdelningschef med administrativt stöd. Här arbetar teknisk-administrativ personal och forskare med olika utbildning inom medicinska områden och yrken såsom läkare, sjuksköterskor och systemutvecklare i en internationell miljö. Medarbetarna arbetar i Widerströmska huset, på Nya Karolinska Solna och i Biomedicum. Vissa har kombinationstjänster och alternerar mellan forskning och klinisk verksamhet.

Din roll som administratör på forskningsavdelningen

Institutionen har en central administration med ekonomer, HR-stöd, arkivarie och andra stödfunktioner. Avdelningsadministratörerna för de sex olika avdelningarna på institutionen sköter avdelningens interna administration och samarbetar med den centrala administrationen.

Vi söker nu en person på heltid vars roll blir att vara ett administrativt stöd till avdelningschefen och till den mycket aktiva verksamheten på forskningsavdelningen.

Arbetsuppgifterna är varierande och det finns stora utvecklingsmöjligheter inom rollen. I samarbete med forskare och avdelningschef ordnar du interna möten, fristående kurser och annan utbildning, disputationer och sprider information. Du kommer även sköta enklare personal- och ekonomiärenden som t.ex. reseräkningar, utlägg, fakturahantering och lönekontering, samt bidra till att hålla ordning på vår forskningsdokumentation. Du förväntas också hjälpa till vid introduktionen av nya medarbetare och doktorander samt arbeta med vid avdelningen andra förekommande uppgifter. Egna idéer och förbättringsarbete välkomnas. Du kommer att fungera som ett nav på avdelningen dit anställda, anknutna och institutionens centrala funktioner vänder sig i olika ärenden.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning och flera års erfarenhet av administration och service. Intresse av vetenskaplig forskning är betydelsefull och erfarenhet av forskningsadministration är meriterande. Du skall vara intresserad av en administrativ heltidstjänst med blandade arbetsuppgifter.

Du är noggrann, tålmodig och kan strukturera ditt arbete. Du trivs med att träffa många olika människor, har lätt att samarbeta och att kunna hjälpa avdelningens medarbetare med administrativa ärenden. Du bör vara anpassningsbar och flexibel eftersom verksamheten är väldigt varierande och Du kan lätt acceptera om arbetsdagens planering ändras.

Du tycker om att arbeta med ekonomi, att skriva mötesanteckningar och är van att använda Office 365 och bör kunna Word, Excel och Outlook bra. På KI används flera administrativa system som du får lära dig (tex. UBW, Primula).

Du skall ha lätt att kommunicera med flera olika aktörer inom och utanför avdelningen (medarbetare, samarbetspartner, andra administratörer) och vara serviceinriktad. Arbetsspråken är svenska och engelska, och sökanden förväntas vara skicklig i båda språken i både tal och skrift.

Vad erbjuder vi?

Du får en viktig och uppskattad roll på avdelningen som i nuläget består av ett femtiotal anställda och ca 80 anknutna där du kan påverka hur du och avdelningens administration ska utvecklas. Du får träffa många positiva, kreativa och inspirerande personer i en trevlig och spännande miljö. Du ingår i institutionens administrativa nätverk där du har stort utbyte med andra administratörer på institutionen. Du har möjlighet att lära dig mer om de olika forskningsområdena genom att delta i seminarier och annan informationsverksamhet på avdelningen. Vi har en god stämning och en trevlig arbetsplats och avdelningen präglas av prestigelöshet och positiv anda.

Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet även en statlig myndighet. Det innebär att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, generös semester och en bra tjänstepension. Du får träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar och får ersättning för läkarvård.

Placering: KI Campus Solna

https://ki.se/kbh

https://ki.se/kbh/barnonkologi-och-barnkirurgi

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan senast den 24 september 2023.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi, med ditt CV. I ansökningsformuläret kommer du även att få svara på några frågor om varför du söker jobbet. 

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa? Sök jobb hos oss!