Konferenskoordinator, visstid

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Vi behöver stärka upp vårt team med en konferenskoordinator under ca 10 månader. Som konferenskoordinator kommer du att arbeta i ett team på fem personer inom Serviceenheten. Fastighetsavdelningen är organisatoriskt placerad inom den centrala universitetsförvaltningen och har totalt ca 40 medarbetare. Fastighetsavdelningens mål är att skapa ett mervärde för institutioner och andra enheter genom att erbjuda attraktiva lokaler och miljöer för forskning, utbildning och övriga verksamheter. KI hyr för sin verksamhet ca 210 000 kvm i huvudsak av Akademiska Hus i Stockholm AB och lokalerna är belägna i Solna och Huddinge. Avdelningen har en samordnande funktion inom bland annat lokalförsörjning, säkerhet, miljö, brandskydd och strålskydd. Avdelningen svarar också för posthantering, bevakning, lokalbokning, salservice, AV-teknik, reception och profilbutik.

Din roll

Du är delaktig i koordineringen av kundernas önskemål och är en viktig kontaktperson mellan gästerna och övrig personal i huset. Du kommer att ansvara för logistik kring leveranser och transporter i samband med konferenser och event. Du kommer även att vara behjälplig vid bokningar för interna och externa konferenser och event samt ta emot på plats. Du deltar aktivt i säkerhetsarbetet kring konferenser och event. Arbetet är varierande och innebär bland annat administrativ planering, kundmöten och en stor del praktiskt utförande on-site med tex möblering i lokalerna. Arbetet innebär även möten och event tidiga morgnar, kvällar och helger. Du kommer att vara placerad i Karolinska Institutets Aula Medica.

Vem är du?

Vi söker dig som har några års erfarenhet av administrativt och praktiskt arbete med konferenser och event. Vi ser gärna att du har högskoleutbildning eller motsvarande inom konferens/turism/hotell/besöksnäring.

Som person är du handlingskraftig och noggrann. Du arbetar effektivt och målmedvetet och har en genuin känsla för service och kundrelationer. För att lyckas i rollen är det viktigt att du trivs med varierande arbetsuppgifter i ett högt tempo. Social förmåga, självständighet och egen drivkraft är egenskaper vi värdesätter. Som konferenskoordinator hos oss behöver du också vara prestigelös.

Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift. Ytterligare språkkunskaper är meriterande.

Du måste kunna hantera Officepaketet, erfarenhet av bokningssystemet TimeEdit är meriterande.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.

Placering: Solna

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss