Administratör inom internationell forskningsfinansiering

Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?

Tycker du det låter spännande att jobba med att stödja externfinansierade forskningsprojekt samt att du vill vara med och skapa service i världsklass för Karolinska Institutets forskare, medarbetare och externa partners? Då är detta rätt jobb för dig.

Grants Management Office (GMO) består av cirka 20 medarbetare med huvudsakliga uppdraget att hantera finansiell rapportering avseende externfinansierade projekt, främst EU-, NIH/USA- och SIDA-finansierade projekt samt ge professionella råd med hög service till KIs institutioner, universitetsförvaltningen, finansiärer, projektkoordinatorer och projektpartners.

Utöver finansiell rapportering arbetar enheten med löpande budgetuppföljningar, kontraktsändringar, förberedelse inför granskning och revision samt kvalitetssäkring av rapporter men ger också löpande råd och stöd till projekten.

Avdelning Research Support Office (RSO) vid universitetsförvaltningen som är indelad i 4 enheter: Grants Office (GO), som stödjer forskare med rådgivning och support till interna och externa bidragsansökningar och beviljade projekt samt har information om aktuella forsknings- och resebidrag. Grants Management Office (GMO), som stödjer forskare med projektadministration och finansiell återrapportering av EU/US projekt.

Compliance & Data Office (CDO) som stödjer forskare kring frågor om i första hand icke-finansiell regelefterlevnad vid extern finansierade projekt och erbjuder support med hantering av kliniska prövningar. External Engagement Office (EEO), som stödjer forskare i att upprätta och förvalta partnerskap med industrin och andra externa aktörer.

Din roll

Som administratör vid GMO stödjer du handläggarna vid enheten i administrativa processer och rutiner så som att ta omhand och granska forskarnas tidrapporter, granska forskarnas reseräkningar, bevaka mail till funktionsbrevlåda, och uppdatera enhetens websidor. Forskarnas tidrapporter i EU-projekt granskas sedan hösten 2021 genom en ny rutin som tagits fram för att stärka stödet till forskarna och utveckla rättssäkerheten i hanteringen. Du säkerställer att dokumentation hanteras korrekt och sparas utifrån gällande regelverk och rutiner. I rollen deltar du också i utvecklingsarbeten vid enheten, utifrån din kompetens och dina arbetsuppgifter.

Vem är du?

Kvalifikationer

Du har en flerårig erfarenhet av administrativt stöd där du med fördel hanterat och granskat inflöde av dokumentation. Du är som person noggrann och har stor erfarenhet av arbete där det ställs stora krav på efterlevnad av regelverk och rutiner. Du har relevant högskoleexamen eller annan motsvarande erfarenhet och behärskar svenska och engelska i både tal och skrift. Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har hög personlig integritet, är serviceinriktad, lojal, utåtriktad. Du ska ha lätt för att arbeta självständigt liksom för att samarbeta med andra och för att skapa goda relationer. Du är van att arbeta i Microsoft Office.

Meriterande

Vi ser gärna att du tidigare arbetat inom offentlig verksamhet, företrädesvis statlig myndighet, eller att du har erfarenhet från universitet och högskola eller kunskapsbaserade organisationer. Erfarenhet av personal- och ekonomisystem så som Primula och UBW är meriterande, liksom arbete med webuppdateringar. Vid urval kommer vi att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Vad erbjuder vi?

En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.
KI erbjuder möjligheten till ett så kallat flexibelt arbetssätt. Detta innebär att distansarbete kan tillämpas i den mån verksamhetens behov tillåter.

Placering: Solna

Tio skäl att välja Karolinska Institutet

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss