Handläggare till Enheten för antagning, examen och disputation

Är du en kommunikativ handläggare som trivs med att samarbeta?

Enheten för antagning, examen och disputation
Enheten för antagning, examen och disputation ansvarar för all antagning av studenter till KI:s utbildningsprogram och kurser på grundnivå och avancerad nivå. Vi utför bedömning av behörighet för samtliga sökande till KI:s doktorandplatser och ansvarar för handläggarstödet till KI:s Disputationskommitté. Vi handlägger och utfärdar även alla examensbevis på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå vid KI. Totalt arbetar 15 medarbetare på enheten som tillhör Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd, och är en del av Universitetsförvaltningen.

I vårt arbete med antagning till KI:s utbildningar är vårt uppdrag att stödja rekryteringsarbetet så att de allra bäst lämpade erbjuds plats som studenter och doktorander vid KI. Arbetet drivs av ständiga förbättringar och kontinuerlig utveckling av KI:s processer. KI:s utbildningar på forskarnivå, liksom på grundnivå och avancerad nivå, är mycket starka internationella miljöer och attraherar sökande från hela världen.

Nu söker vi en vikarie då en av medarbetarna ska vara föräldraledig, ca 1 år.

Din roll

Som antagningshandläggare är din främsta uppgift handläggning av sökande till kurser och program i det nationella antagningssystemet NyA. I handläggningen bedömer du behörighet av sökande med både utländsk och svensk utbildningsbakgrund. Arbetet utförs med stor noggrannhet och du behöver ha en förmåga att förstå processerna i ett större sammanhang.

Utöver handläggningen, som sker löpande i olika antagningsomgångar över hela året, hanterar du även övriga antagningsrelaterade uppgifter, samt ger service till sökande till utbildningar samt till universitetet i övrigt. Kontakten med sökande sker främst via telefon och epost och det krävs en förmåga att på ett enkelt sätt förklara och motivera regler och beslut, både muntligt och skriftligt.

Enheten som helhet strävar efter att ge ett bra och samordnat stöd inom våra ansvarsområden till universitetets studenter och institutioner. I dina arbetsuppgifter kommer därför även ingå att kunna samverka kring och lösa arbetsuppgifter inom enhetens alla ansvarsområden.

Vem är du?

Vi söker dig som har:

en akademisk utbildning som vi bedömer som relevant för uppdraget.
mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Dessutom meriterande om du har:

erfarenhet från handläggningsarbete i offentlig förvaltning, gärna från universitets- och högskolesektorn.
erfarenhet av att i arbetet ha använt system såsom NyA eller Ladok alternativt att ha arbetat med antagningsarbete vid andra myndigheter.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet för tjänsten och vi söker dig som:

är ansvarstagande, noggrann och har en god organisationsförmåga.
har en mycket god förmåga att självständigt prioritera mellan dina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt och är trygg i att fatta beslut och ansvara för slutförande.
trivs med att arbeta i team, är social och har en mycket god samarbetsförmåga och förmåga att skapa goda relationer.
är kommunikativ och bra på att skapa kontaktytor inom organisationen.
trivs i en roll där du ger stöd och service.
har en egen drivkraft att lära dig nya saker, och inte tvekar att ge dina kollegor ett handtag där det behövs.

Arbetet är under delar av året intensivt så du förväntas klara av en periodvis hög arbetsbelastning och att arbeta mot tidsgränser.

Vad erbjuder vi?

En kreativ och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet även en statlig myndighet. Det innebär att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal, generös semester och en bra tjänstepension. Du får träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar och får ersättning för läkarvård.

Placering: Solna

Din karriär fortsätter här

Ansökan

Varmt välkommen med din ansökan.

Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker med du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.

Vid tillsvidareanställning tillämpar Karolinska Institutet 6 månaders provanställning.

Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss