Karolinska Institutet

Vid Institutionen för neurobiologi, vårdvetenskap och samhälle (NVS) bedrivs världsledande forskning inom åldrande, demens, epidemiologi och vårdvetenskap. Forskningen sträcker sig från grundforskning på molekyl- och cellnivå till kliniska studier och forskning på samhällsnivå. Vid NVS genomför cirka en tredjedel av KI:s studenter sin utbildning på grund- och avancerad nivå. Institutionen med cirka 540 anställda och en omsättning på 530 miljoner år 2023, består av sju avdelningar och finns på Campus Flemingsberg och Campus Solna.

Avdelning
Tjänsten är placerad vid institutionens centrala ledningsadministration, belägen på Flemingsbergs Campusområde. Administrationen består idag av 17 medarbetare som hanterar frågor och lämnar stöd kring institutionens ekonomi, HR, utbildningsadministration, forskarutbildning, registratur, arkiv, AV-teknik samt kommunikation. Vår ambition inom administrationen är att erbjuda strategisk och operativ service av hög kvalité till verksamheten inom samtliga ovan nämnda områden. 

Arbetsuppgifter
Som samordnare vid prefektkansliet kommer du att ansvara för att ge stöd till institutionens prefekt och ledningsgrupp samt samordna ärenden vid institutionens centrala ledningsadministration. Du kommer också att ha en samverkande funktion gentemot såväl interna som externa samarbetspartners. Att koordinera och driva administrativa projekt ingår i arbetsuppgifterna, liksom att se till att institutionens  processer och rutiner följer Karolinska Institutets regler och riktlinjer. Vidare förväntas du företräda prefekt och ledningsgrupp i ärenden i de fall annan företrädare saknas. Arbetsuppgifterna kommer att vara varierande och innefattar bland annat följande ansvarsområden:

  • handlägga och samordna prefektärenden
  • förbereda och handlägga ärenden till institutionens ledningsgrupp
  • ha ett nära samarbete med institutionens chefer och medarbetare
  • samordna och koordinera institutionens verksamhetsuppföljning samt bidra till verksamhetsutveckling inom institutionen
  • planera och samordna möten samt föra protokoll
  • hantera och handlägga olika typer av ärenden, ex. antagning till forskarutbildning och ansökan om docentur
  • planera, samordna och genomföra NVS aktiviteter och konferenser, såväl internt på KI som externt
  • utveckla institutionens administrativa processer och rutiner
  • inneha olika servicefunktioner vid centrala ledningsadministrationen

Tjänsten är ett föräldravikariat i 1 år med start omgående.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en akademisk examen och ser gärna att du har flera års arbetslivserfarenhet, med fördel inom den statliga sektorn, samt att du är väl förtrogen med de regler som styr arbetet på en myndighet. Att kunna uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska och engelska är en förutsättning för det dagliga arbetet, liksom goda IT-kunskaper och god kunskap i Officepaketet. Erfarenhet av att skriva och bedöma ansökningar om medel till forskning och utbildning är meriterande. Vidare ses egen genomförd forskarutbildning som meriterande då det kan bidra till ökad förståelse för NVS verksamhet.

Personliga egenskaper
En förutsättning för att du ska trivas i rollen som samordnare är att du arbetar självständigt, är prestigelös, har en positiv inställning och har god förmåga att överblicka många olika processer i en stor organisation.

Arbetet kräver att du är drivande och har förmåga att leverera under tidspress. En viktig del av arbetet är kontakten med interna och externa samarbetspartners, vilket förutsätter att du är lyhörd, har god kommunikations- och samarbetsförmåga samt stor flexibilitet i ditt sätt att planera arbetet. Du är en van problemlösare med god organisatorisk och analytisk förmåga, tycker om administrativa uppgifter och ser det som en självklarhet att ge service av hög kvalitet.

Du har stora möjligheter att påverka ditt arbete och vi ser gärna att du är förändringsbenägen med en förmåga att se utvecklingsmöjligheter. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet vid denna rekrytering.

Ansökningsförfarande
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi.

Anställningsform Tidsbegränsad anställning
Anställningens omfattning Heltid
Tillträde Snarast möjligt
Löneform Månadslön
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100 %
Ort Huddinge
Län Stockholms län
Land Sverige
Referensnummer 2-1394/2019
Kontakt
  • Ulla Cronfalk-Hernlund, Administrativ chef, 08-524 868 18
  • Mona Hellstadius, Personalansvarig, 08-524 868 14
Facklig företrädare
  • Biborka Bereczky Veress, SACO, 070-173 85 75
  • Carina Eklund, OFR, 08-585 826 65
  • Henry Wölling, SEKO, Henry.Wolling@ki.se
Publicerat 2019-03-01
Sista ansökningsdag 2019-03-25

Tillbaka till lediga jobb